Lexikon
Begriffe rund um KI-Dokumentenverarbeitung – kurz, ohne Marketing, mit dem, was für eine Entscheidung im Unternehmen zählt.
Abnahme einer KI-Dokumentenverarbeitung: wann das System als vertragsgemäß giltWoran sich zeigt, dass ein System für Auftragsbestätigungen und Lieferscheine vertragsgemäß arbeitet: Prüfsatz mit hinterlegter Lösung, Klärungsliste, Belegspur – und was § 640 BGB an die Billigung knüpft.Auftragsbestätigung abgleichen: Abweichungen vor dem Wareneingang findenDie Bestätigung des Lieferanten Feld für Feld gegen die eigene Bestellung prüfen: welche Angaben zählen, was eine Bestätigung mit Änderungen bedeutet und wer bei Abweichungen entscheidet.Dienstvertrag: bezahlte Sorgfalt vor und neben einem DokumentenprojektBezahlt wird sorgfältiges Arbeiten, kein Ergebnis. In Vorhaben rund um eingehende Geschäftsdokumente passt diese Form für Sichtung, Konzept und Begleitung, nicht für den Bau.Dokumentenklassifizierung: welcher Beleg ist das?Bevor ein System Felder aus einem Dokument liest, muss es wissen, was vor ihm liegt: Auftragsbestätigung, Lieferschein, Frachtbrief oder etwas, das in keine Klasse passt.Festpreis oder Tagessatz, wenn noch niemand die Belegvorlagen gezählt hatEin fester Preis setzt voraus, dass sich der Umfang beschreiben lässt. Bei eingehenden Geschäftsdokumenten kann dieses Wissen fehlen, bis jemand den tatsächlichen Eingang gesichtet hat.Konfidenzwert: wie sicher ist ein ausgelesenes Feld?Wie sicher ist sich ein System bei einem gelesenen Preis oder Liefertermin? Die Zahl dazu hilft, wenn klar ist, woher sie kommt und was sie nicht aussagt.Kündigung eines Werkvertrags im Dokumentenprojekt: Vergütung, Zwischenstand, RückwegWird ein Projekt zur Auswertung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen vorzeitig beendet, zählen neben der Vergütung vor allem Prüfsatz, Regeln, offene Klärungen und der Weg zurück zur Handerfassung.Leistungsbeschreibung für ein Dokumentenprojekt: Belege, Felder, AbgleichregelnWelche Belege, welche Felder, womit abgeglichen: wie ein Vorhaben zur Auswertung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen so beschrieben wird, dass Angebot und Prüfung dieselbe Sprache sprechen.Lieferschein digitalisieren: vom Papier zum DatensatzWie das Begleitpapier des Lieferanten zum Datensatz wird: Aufbau, Formen vom Papier bis zum Lieferavis, Zuordnung zu Bestellung und Bestätigung sowie der Umgang mit dem Original.Mängelhaftung bei KI-Dokumentenverarbeitung: wann ein ausgelesener Wert ein Mangel istEin falscher Wert im ERP ist nicht automatisch ein Mangel. Was bei einem Extraktionssystem als Abweichung zählt, was ein Nachtrag ist und welche Rechte nach § 634 BGB greifen.PDF-Daten extrahieren: Tabellen und Felder zuverlässig auslesenWarum eine Datei mit Textebene noch keine lesbaren Daten liefert und wie Positionstabellen, Zahlenformate und Scans sauber in prüfbare Felder kommen.Prüfzeugnisse verwalten: Nachweise der richtigen Charge zuordnenWelche Bescheinigungsarten die DIN EN 10204 unterscheidet und wie ein Betrieb jeden Nachweis der richtigen Charge, Bestellung und Kundenlieferung zuordnet.Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?IDP erkennt den Typ eines eingehenden Geschäftsdokuments, liest die benötigten Felder und prüft sie gegen Bestellung und Stammdaten, bevor etwas ins ERP gelangt.Werkvertrag vs. Arbeitnehmerüberlassung: woran sich die Grenze bei offenen Belegfällen zeigtOb ein Ergebnis bestellt oder eine Arbeitskraft eingegliedert wird, zeigt sich im Alltag. In Belegprojekten etwa an der Frage, wer die offenen Fälle bearbeitet und wer dazu Anweisungen gibt.Werkvertrag: ein Erfolg, der sich an jedem Beleg nachprüfen lässtEin Werkvertrag schuldet einen Erfolg statt Arbeitszeit. Bei Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen heißt das: ein prüfbarer Weg vom eingehenden Beleg bis zum Eintrag im ERP.
Welche Abweichung ist bei Ihnen zuletzt erst im Wareneingang aufgefallen?
Schreiben Sie, welche Papiere Ihre Lieferanten und Spediteure schicken und in welches System ihre Daten heute abgetippt werden. Wir sagen dann, welche Dokumentarten sich eignen, wo eine feste Regel genügt und mit welchem Dokument wir beginnen würden.