KI-Dokumentenverarbeitung, die Lieferpapiere vor dem ERP prüft
KI-Dokumentenverarbeitung liest Auftragsbestätigungen und Lieferscheine, gleicht sie mit der Bestellung ab und legt Abweichungen samt Fundstelle Ihrem Einkauf vor.
Was Einkauf und Auftragsabwicklung fragen, bevor eine KI Lieferpapiere liest
Noch eine Agentur, die Freelancer weiterverkauft?
Nein. Wir arbeiten mit eigener Mannschaft: Wir haften für das Ergebnis, und wenn jemand ausfällt, übernimmt ein Kollege aus dem Team – ohne neuen Suchlauf.
KI-First – Schlagwort oder Werkzeug?
Werkzeug: über 180 Systeme im eigenen Werkzeugkasten, über 400 beschriebene Aktionen, die unsere KI ausführt, und ein eigenes Gateway mit Kostengrenze — Anwendungen, die im Betrieb Sprachmodelle nutzen, rufen sie darüber auf. Gebaut für den eigenen Betrieb, nicht für die Website. Wir zeigen es im Gespräch live.
Was kostet das und warum?
Festpreis je Ergebnis oder Tagessatz. Welche Form passt und was sie kostet, steht mit Begründung im Angebot – vorher wäre es geraten. Wir haften für das Ergebnis und fangen Ausfälle im eigenen Team ab.
Was passiert, wenn die zuständige Person das Projekt verlässt?
Code, Prozessbeschreibung und Dokumentation liegen im Repository, auf das Sie Zugriff haben – nicht bei einer Person. Der Ersatz kennt Werkzeuge und Ablauf schon – das Projekt läuft weiter.
Ist das rechtlich sauber?
Entscheidend ist, wie die Zusammenarbeit tatsächlich abläuft – nicht, wie der Vertrag heißt. Wir bauen sie als Werk- oder Dienstvertrag auf: Sie definieren den Umfang, Aufgaben und Weisungen an unsere Entwickler laufen über unsere Projektleitung. Verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Unsere Leistungen rund um KI-Dokumentenverarbeitung
KI-Implementierung liest und prüft das einzelne Dokument, Prozessautomatisierung trägt das Ergebnis weiter bis ins ERP, in Einkauf und Wareneingang. Abgenommen wird beides an Ihren eigenen Dokumenten.
KI-Dokumentenverarbeitung
Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Zeugnisse Ihrer Geschäftspartner, gegen Bestellung und Stammdaten geprüft: Ins ERP geht nur, was passt.
Prozessautomatisierung
Auftragsbestätigung, Lieferschein und Prüfzeugnis werden gegen den Auftrag gehalten; ins ERP geht nur, was stimmt, alles andere mit Begründung an eine zuständige Person.
Unser Werkzeugkasten für KI-Dokumentenverarbeitung
Erkennen, auslesen, abgleichen, Unklares einem Menschen vorlegen: So wurden in Kundenprojekten Fotos handschriftlicher Stundenzettel zu Lohndaten, die vor der Abrechnung die Lohnbuchhaltung prüft, und fotografierte Lieferscheine zu Werten im Auftrag, die der Verantwortliche korrigieren kann. Wie streng der Abgleich Ihrer Lieferpapiere sein soll – welche Preisabweichung durchgeht und welche den Wareneingang anhält –, legen wir mit Ihrem Einkauf fest, nicht das Modell.
- 8 677
- Oberflächentexte übersetzt und eingebaut in rund einer Stunde – am eigenen Steuerpult
- 19 686
- Bestellungen aus fünf Jahren in ein CRM übernommen, ohne eine Dublette
- 0,4 s
- statt 12,3 s Abgleich offener Posten mit Bankzahlungen, 1 268 Zahlungen zugeordnet
Referenzen
Projekte, die wir öffentlich zeigen dürfen – mit Zahlen. Viele weitere sind vertraulich; im Gespräch beschreiben wir sie ohne Kundennamen.
Preisalarme, die standhalten: nur vergleichbare Einkäufe zählen
Das Rohstoff-Preisverzeichnis der Tortownia Group verglich jeden Einkauf mit dem letzten davor, egal wie lange der zurücklag, und meldete Preissprünge, die es nie gab. Ein Alarm entsteht jetzt nur noch aus einem vergleichbaren Paar von Einkäufen: Beim Durchlauf über 1 561 Positionen verschwanden die falschen Preissprünge, ohne dass ein echter Alarm verloren ging.
Lebensmittelproduktion und Filialhandel221 Kassenberichte und Kassenbons neu eingeordnet, 94 % des Registerumsatzes richtiggestelltKassenberichte wurden als Rechnungen gezählt
Im Belegregister der Tortownia Group liefen die Kassenberichte der Filialen als Rechnungen mit, und das Umsatzregister taugte nicht mehr als Entscheidungsgrundlage. Jedes Dokument wird jetzt nach seinem Typ klassifiziert: 221 Kassenberichte tragen eine eigene Belegart, 94 % des vermeintlichen Registerumsatzes stehen damit an der richtigen Stelle.
Lebensmittelproduktion1 570 Belege beim ersten Lauf, 418 mit ZahlungsdatumBuchhaltungsbelege dreier Gesellschaften fließen täglich von selbst
Die Belege der drei Gesellschaften der Tortownia Group lagen nur im Portal der Buchhaltungskanzlei, der Zahlungsstatus kam per monatlichem Export von Hand. Ein nächtlicher Abgleich über die Schnittstelle des Buchhaltungsanbieters holt sie jetzt in dieselbe Belegtabelle wie alle anderen Quellen: beim ersten Lauf 1 570 Belege, 418 davon mit Zahlungsdatum.
Lebensmittelproduktion und Filialhandel14 Belege mit unmöglichem Verkaufsdatum richtig zugeordnetUmsatz landete in Monaten, die es nicht gab
Ein Teil des Umsatzes der Tortownia Group stand in Monaten, in denen er nicht entstanden sein kann, ein anderer in gar keinem Monat. Eine Messung an den Produktivdaten fand 14 Belege mit unmöglichem Verkaufsdatum; seitdem hängt die Zuordnung eines Ertrags zum Monat an einem prüfbaren Datum statt an dem, was im Beleg steht.
Vom ersten Musterdokument bis zur Abnahme am Prüfsatz
Gespräch
20 Minuten: Ziel, Stand, Engpass. Wir sagen, ob und wie wir helfen können – und wenn nicht, auch das.
Angebot
Leistungsbeschreibung mit Abnahmekriterien, Vertragsform und Preismodell. Sie wissen vor dem Start, was am Ende da ist.
Umsetzung
Lieferungen in Etappen im Repository, jede Etappe für sich geprüft: erst durch unsere KI-Werkzeuge, dann durch einen Entwickler.
Abnahme
Abnahme gegen die vereinbarten Kriterien, Dokumentation, Übergabe – und Gewährleistung auf Mängel.
KI-Dokumentenverarbeitung: offene Fragen aus Einkauf und Logistik
Können wir das Team direkt anweisen?
Wir überlassen keine Mitarbeiter. Wir übernehmen einen abgegrenzten Umfang – Modul, Prozess, Produkt – und liefern das Ergebnis. Aufgaben und Weisungen an unsere Entwickler laufen über unsere Projektleitung.
Wo werden Daten verarbeitet?
Unsere eigenen Server stehen bei Hetzner in Deutschland und der EU. Welche Daten ein Sprachmodell oder ein externer Dienst sieht und welcher Anbieter dahintersteht, halten wir im Angebot fest. Verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Wem gehört der Code?
Mit vollständiger Bezahlung gehen die Nutzungsrechte am eigens für Sie erstellten Code auf Sie über. Wiederverwendbare Bibliotheken von uns und die Open-Source-Lizenzen im Projekt werden im Vertrag benannt.
Wie schnell können Sie starten?
Nach Angebot und Auftrag. Den Starttermin nennen wir im Angebot; er hängt davon ab, ob ein abgegrenztes Modul oder ein Neubau ansteht.
Werkvertrag oder Dienstvertrag – was passt zu uns?
Ist der Umfang klar, Werkvertrag: Festpreis, Abnahme, Gewährleistung. Beratung, Architekturkonzept und Begleitung laufen als Dienstvertrag nach Tagessatz; wächst das Vorhaben, kommt das nächste Paket mit eigenem Umfang und eigenen Abnahmekriterien. Wir schlagen im Angebot die passende Form vor und begründen sie.
Arbeiten Sie vor Ort?
Gearbeitet wird ortsunabhängig, in unseren eigenen Systemen und mit eigenen Werkzeugen. Termine vor Ort – Auftakt, Prüfung, Abnahme – vereinbaren wir bei Bedarf.
Welche Abweichung ist bei Ihnen zuletzt erst im Wareneingang aufgefallen?
Schreiben Sie, welche Papiere Ihre Lieferanten und Spediteure schicken und in welches System ihre Daten heute abgetippt werden. Wir sagen dann, welche Dokumentarten sich eignen, wo eine feste Regel genügt und mit welchem Dokument wir beginnen würden.