Festpreis oder Tagessatz, wenn noch niemand die Belegvorlagen gezählt hat

Ein Festpreis vergütet ein vorab beschriebenes Ergebnis mit einem festen Betrag, ein Tagessatz dagegen die tatsächlich eingesetzte Arbeitszeit. Welche Abrechnung passt, entscheidet sich an der Frage, wie genau sich der Umfang vor dem Start bestimmen lässt. In Projekten zur Dokumentenverarbeitung kann genau das offen sein: wie viele Dokumenttypen und Lieferantenvorlagen tatsächlich ankommen.

Festpreis gegen Tagessatz: wer das Unbekannte bezahlt

Beide Modelle verteilen das Risiko einer Fehleinschätzung. Beim festen Betrag trägt es der Anbieter: Braucht er länger als kalkuliert, zahlt der Auftraggeber trotzdem nur den vereinbarten Preis. Im Gegenzug muss der Auftraggeber präzise sagen, was er bekommen will, und jede spätere Erweiterung wird zum Nachtrag. Ein Festpreis lässt sich gut mit einem Werkvertrag verbinden: Bezahlt wird dann das geprüfte Ergebnis, fällig mit der Abnahme, soweit nicht vorher Abschläge nach § 632a BGB gezahlt werden.

Bei der Abrechnung nach Tagen liegt das Mengenrisiko beim Auftraggeber. Er zahlt, was an Arbeit anfällt, bleibt dafür beweglich und kann die Richtung nach jedem Abschnitt ändern. Diese Form passt zu Tätigkeiten ohne geschuldetes Ergebnis, wie sie ein Dienstvertrag regelt: Sichtung, Konzept, Begleitung. Seriöser als das andere ist keines der beiden Modelle an sich. Fragwürdig wird jedes, sobald es nicht zur Lage des Vorhabens passt.

Warum der Dokumenteneingang die Kalkulation bestimmt

Bei klassischer Software lässt sich der Umfang über Masken, Schnittstellen und Funktionen abschätzen. Bei eingehenden Geschäftsdokumenten steckt der Aufwand woanders, nämlich in der Vielfalt dessen, was Lieferanten schicken:

• Vorlagen statt Dokumenttypen. „Auftragsbestätigung“ klingt nach einer einzigen Sache. Tatsächlich hat jeder Lieferant sein eigenes Layout; manche schicken sauber erzeugte PDF-Dateien, andere eingescannte Seiten mit Stempel und handschriftlichem Vermerk.
• Der Zustand der Stammdaten. Ein Abgleich mit der Bestellung funktioniert nur, wenn Artikelnummern und Lieferantennamen im ERP einheitlich gepflegt sind. Führt das System denselben Lieferanten unter mehreren Schreibweisen, muss vor dem Abgleich bereinigt werden, und genau dieser Aufwand wird vor dem Start leicht unterschätzt.
• Die Regeln für Differenzen. Ab wann ein bestätigter Preis oder Termin als abweichend gilt und wer darüber entscheidet, ist eine fachliche Frage, die im Betrieb unter Umständen erst geklärt werden muss.
• Die seltenen Fälle. Teillieferungen, Ersatzartikel, Sammellieferscheine über mehrere Bestellungen: Sie sind seltener als der Normalfall, verlangen aber je Fall viel Aufmerksamkeit.

Wer ohne Blick in den echten Eingang einen festen Betrag nennt, rechnet für all das einen Sicherheitsaufschlag ein oder unterschätzt es und holt es später über Nachträge zurück.

Wann ein Festpreis im Dokumentenprojekt belastbar ist

Ein fester Betrag wird seriös, sobald vier Dinge bekannt sind und im Angebot stehen:

1. die abschließende Liste der Dokumenttypen und der Absender, deren Vorlagen verarbeitet werden;
2. der Feldkatalog je Typ und die Regeln, nach denen gegen Bestellung, Wareneingang oder Artikelstamm geprüft wird;
3. ein Prüfsatz aus Belegen des echten Eingangs, zu denen die richtigen Werte vorher von Hand festgehalten wurden;
4. das Verhalten bei allem, was nicht passt: welche Fälle auf die Klärungsliste gehen und was dort zu jedem Fall angezeigt wird.

Diese vier Angaben sind zugleich der Maßstab der späteren Prüfung. Wie sie zu Sätzen werden, die beide Seiten gleich verstehen, zeigt die Leistungsbeschreibung. Fehlt eine davon, ist der Preis eine Schätzung mit festem Etikett.

Abrechnung nach Tagen: Kostengrenze und Befund

Vor dieser Klarheit kann eine Phase stehen, die nach Aufwand besser aufgehoben ist: den Eingang eines repräsentativen Zeitraums sichten, Vorlagen zählen, Stammdaten prüfen, einige Belege probeweise auslesen und die Regeln für Differenzen mit Einkauf und Disposition klären. Damit diese Phase nicht ausufert, gehören drei Angaben ins Angebot: die Fragen, die sie beantwortet, das Dokument, das am Ende vorliegt, und eine Kostengrenze; ist sie erreicht, legen beide Seiten gemeinsam fest, ob weitergearbeitet wird.

Das Ergebnis ist ein Befund, keine Software: welche Dokumenttypen es gibt, wie viele Vorlagen dahinterstehen, wo die Stammdaten nachgebessert werden müssen und welcher Teil sich zuerst lohnt. Den Befund kann der Auftraggeber auch dann verwenden, wenn er die Umsetzung anschließend anders vergibt.

Neue Lieferanten, neue Layouts: der Umgang mit Änderungen

Auch ein sauber kalkulierter fester Preis hält nur so lange, wie der beschriebene Umfang gilt. In Belegprojekten verschiebt sich der Umfang auf typische Weise: Der Einkauf gewinnt neue Lieferanten, ein bestehender Lieferant stellt sein Formular um, die Qualitätssicherung möchte zusätzlich Prüfzeugnisse gegen Chargen abgleichen. Nichts davon ist ein Fehler des gelieferten Systems, es sind neue Anforderungen.

Damit daraus kein Streit wird, braucht der Vertrag einen Änderungsweg: Wer meldet eine neue Vorlage, wer schätzt sie ein, und wird sie als eigenes kleines Paket zum festen Betrag oder nach Aufwand umgesetzt? Hilfreich ist eine Unterscheidung schon in der Beschreibung, nämlich zwischen einer neuen Vorlage eines bekannten Dokumenttyps und einem gänzlich neuen Dokumenttyp. Die erste kann klein und gut schätzbar sein, der zweite braucht einen eigenen Prüfsatz und eigene Regeln. Wo die Grenze zu einem echten Fehler des Werks verläuft, regelt die Mängelhaftung.

Wie wir die Preisfrage in zwei Schritten beantworten

Ein Festpreis für die Umsetzung lässt sich seriös erst nach Sichtung des echten Eingangs nennen. Diese Sichtung kann nach Aufwand mit Kostengrenze und schriftlichem Befund vereinbart werden; danach kann die Umsetzung je Dokumenttyp als Werk mit Prüfsatz und Prüfkriterien folgen, sodass jeder Teil einzeln abgenommen und bezahlt wird. Neue Vorlagen und Dokumenttypen kalkulieren wir als eigene Pakete, statt sie still in den laufenden Auftrag zu schieben, und der Zeitrahmen steht jeweils im Angebot. Was zur Einführung selbst gehört, beschreibt die Leistung KI-Dokumentenverarbeitung.