Abnahme einer KI-Dokumentenverarbeitung: wann das System als vertragsgemäß gilt

Mit der Abnahme billigt der Besteller das hergestellte Werk als im Wesentlichen vertragsgemäß. Bei einer KI-Dokumentenverarbeitung gilt diese Billigung einem Verhalten: Werden Auftragsbestätigungen und Lieferscheine tatsächlich erkannt, ausgelesen und mit der Bestellung verglichen, und landet jeder Zweifelsfall nachvollziehbar bei einem Menschen?

Was die Abnahme rechtlich in Gang setzt

Nach § 640 Absatz 1 BGB muss der Besteller ein Werk, das dem Vertrag entspricht, auch abnehmen. Wegen unwesentlicher Mängel darf er die Billigung nicht verweigern – ein falsch gelesenes Faxdatum im Kopf eines Belegs hält ein ansonsten funktionierendes System also nicht auf, eine regelmäßig vertauschte Mengeneinheit dagegen schon.

Mit der Billigung verschiebt sich die Lage in vier Punkten:

• Vergütung. Der Werklohn wird fällig (§ 641 BGB); ist das Werk in Teilen abzunehmen und für jeden Teil ein Preis bestimmt, jeweils der Preis des gebilligten Teils. Unberührt bleiben Abschlagszahlungen, die der Unternehmer nach § 632a BGB schon vorher verlangen kann, in Höhe des Wertes der erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen.
• Gefahr. Von da an trägt der Besteller die Gefahr des zufälligen Untergangs und der zufälligen Verschlechterung des Werks (§ 644 Abs. 1 BGB).
• Beweislast. Bis zu diesem Tag muss in der Regel der Auftragnehmer zeigen, dass sein System vertragsgemäß arbeitet; danach liegt es grundsätzlich am Betrieb, einen Fehler zu belegen.
• Verjährung. Ob die Frist für Mängelansprüche mit der Billigung beginnt, hängt von der Einordnung des Werks ab. Für Werke an einer Sache und für Bauwerke ordnet § 634a Absatz 2 BGB diesen Beginn an (Absatz 1 Nr. 1 und 2). Für eine Programmierleistung ohne solchen Sachbezug wird auch die regelmäßige Verjährung vertreten (Absatz 1 Nr. 3); sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und zugleich der Besteller die ihn tragenden Umstände sowie den Unternehmer als Schuldner Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen (§ 199 Abs. 1 BGB).

Zugleich wird aus dem Anspruch auf Herstellung ein Anspruch auf Beseitigung einzelner Fehler. Welche Rechte das im Einzelnen sind und in welcher Reihenfolge sie greifen, erklärt der Artikel Mängelhaftung.

Prüfsatz mit hinterlegter Lösung als Maßstab

Ein System, das Geschäftsdokumente liest, lässt sich nicht an einer Oberfläche vorführen. Es beweist sich an Belegen, deren richtige Auswertung vorher feststeht. Dafür wird ein Prüfsatz aus echten Dokumenten der eigenen Lieferanten gebildet, und zu jedem Beleg tragen die Leute, die ihn heute bearbeiten, die korrekten Werte von Hand ein: Bestellnummer, Positionen, bestätigte Mengen, Preise je Einheit, Liefertermin, Charge.

Der Prüfsatz bildet den Alltag ab, nicht die Vorzeigefälle. Dazu gehören gescannte Seiten neben sauberen PDF-Dateien, mehrseitige Bestätigungen, Lieferscheine mit handschriftlicher Korrektur und Belege von Absendern, die selten schreiben. Diese Dokumente werden beim Bau des Systems nicht verwendet; sonst misst der Prüftermin, was die Software bereits gesehen hat, und nicht, was morgen im Postfach liegt.

Was am Prüftermin gezählt wird

• Durchlauf ohne Eingriff. Der Anteil der Belege des Prüfsatzes, deren Werte vollständig mit der hinterlegten Lösung übereinstimmen und die jede Abgleichregel bestehen. Der Mindestwert je Dokumenttyp steht vorher im Angebot, als Zahl und nicht als Eindruck.
• Stille Fehler. Werte, die falsch gelesen und trotzdem zur Buchung freigegeben worden wären. Für diese Fehlerart kann ein strengerer Maßstab vereinbart werden als für Belege, die zur Klärung gehen, denn stille Fehler bemerkt niemand.
• Klärungsliste. Jeder Zweifelsfall erscheint mit Feld, gelesenem Wert, Vergleichswert und der Stelle im Dokument. Wie das System seine eigene Unsicherheit beziffert, beschreibt der Artikel Konfidenzwert.
• Belegspur. Zu jedem Beleg sind Eingang, erkannter Typ, ausgelesene Werte, Ergebnis des Abgleichs und die Person, die eine Klärung entschieden hat, lückenlos festgehalten.

Ein Prüftermin im Einkauf, Schritt für Schritt

1. Der geprüfte Softwarestand wird mit seiner Versionskennung notiert, damit spätere Messungen denselben Stand betreffen.
2. Die Belege des Prüfsatzes gehen über den echten Eingangskanal ins System, also über das Sammelpostfach oder den Scanner am Wareneingang, nicht über einen Sonderweg.
3. Die Ergebnisse werden maschinell mit der hinterlegten Lösung verglichen; jede Abweichung wird einzeln angesehen und einer Ursache zugeordnet.
4. Die Sachbearbeitung arbeitet die entstandene Klärungsliste selbst ab und beurteilt, ob sie die strittige Stelle im Dokument ohne Suchen findet.
5. Einige beliebig gewählte Belege werden in der Belegspur vom Eingang bis zum Eintrag im ERP verfolgt.

Wird das Vorhaben nach Dokumenttypen gegliedert – zuerst Auftragsbestätigungen, später Lieferscheine und Prüfzeugnisse –, kann jeder Teil einen eigenen Prüftermin bekommen. Das gilt nur, wenn der Vertrag solche Etappen ausdrücklich vorsieht.

Abnahme ohne Unterschrift: schlüssig, fiktiv, mit Vorbehalt

Gebilligt wird auch durch Verhalten. Nutzt der Betrieb das System nach einer angemessenen Prüfzeit produktiv, schaltet die manuelle Erfassung ab und zahlt die Schlussrechnung ohne Vorbehalt, kann darin eine schlüssige Abnahme liegen, auch ohne Formular. In Dokumentenprojekten kann das leise geschehen: Die Pilotphase geht in den Echtbetrieb über, weil die Sachbearbeitung mit der Klärungsliste lieber arbeitet als mit dem Postfach.

§ 640 Absatz 2 BGB kennt zusätzlich die fiktive Billigung. Hat der Unternehmer nach Fertigstellung zur Abnahme eine angemessene Frist bestimmt, gilt das Werk als abgenommen, wenn der Besteller bis zum Fristende schweigt oder die Billigung ablehnt, ohne wenigstens einen konkreten Mangel zu nennen. Der Satz „die Auslesung wirkt noch unsicher“ genügt dafür nicht. Ein benannter Mangel lautet etwa: „Bei Bestätigungen eines bestimmten Lieferanten wird der Liefertermin aus dem Kopf statt aus der Position übernommen.“

Wer ein Werk trotz eines ihm bekannten Mangels abnimmt, ohne sich seine Rechte deswegen vorzubehalten, verliert nach § 640 Absatz 3 BGB die Rechte aus § 634 Nr. 1 bis 3 BGB: Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung. Ein Anspruch auf Schadensersatz bleibt davon unberührt. Deshalb gehört ins Übergabeprotokoll: Softwarestand, Kennung des Prüfsatzes, Ergebnisse je Dokumenttyp, offene Punkte mit der Einstufung wesentlich oder unwesentlich, Vorbehalte und die Namen der Beteiligten. Den vertraglichen Rahmen dahinter beschreibt der Artikel Werkvertrag.

Woran Prüftermine in Dokumentenprojekten hängen bleiben

• Der Prüfsatz enthält nur saubere PDF-Dateien, obwohl Lieferscheine auch als Scan oder Handyfoto ankommen.
• Gezählt wird nur, wie viele Belege durchlaufen; ob die Sachbearbeitung mit der Klärungsliste zurechtkommt, prüft niemand.
• Die Belegspur wird erst am Prüftermin geöffnet, und dann fehlt der Vermerk, wer einen Zweifelsfall entschieden hat.
• Die Stammdaten im Testsystem sind veraltet, sodass der Abgleich Abweichungen meldet, die im Echtsystem keine wären.
• Es gibt keinen festen Termin, und die Billigung ergibt sich irgendwann aus dem Alltag.

Wie wir den Prüftermin vorbereiten

Vor Beginn der Umsetzung legen wir mit Einkauf und Wareneingang fest, welche Belege den Prüfsatz bilden; die richtigen Werte tragen die Leute ein, die diese Papiere täglich in der Hand haben. Mindestwerte je Dokumenttyp, der Weg der Zweifelsfälle und der Inhalt der Belegspur stehen im Angebot; geprüft wird über den echten Eingangskanal, nicht in einer Vorführung. Rückfragen und Entscheidungen bündelt unsere Projektleitung. Welche Arbeitsschritte vor dem Prüftermin liegen, zeigt die Leistung KI-Dokumentenverarbeitung für Auftragsbestätigungen und Lieferscheine.