Kündigung eines Werkvertrags im Dokumentenprojekt: Vergütung, Zwischenstand, Rückweg

Eine Kündigung beendet den Werkvertrag vor der Fertigstellung mit Wirkung für die Zukunft: Der Besteller kann das ohne Begründung (§ 648 BGB), beide Seiten können es aus wichtigem Grund (§ 648a BGB). Endet ein Projekt zur Auswertung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen mittendrin, geht es neben dem Geld vor allem um Prüfsatz, Regeln und ungeklärte Belege.

Kündigung ohne Grund: was der Besteller trotzdem bezahlt

Bis zur Vollendung darf der Besteller den Vertrag jederzeit beenden, ohne einen Anlass zu nennen. In Dokumentenprojekten kann der Anlass handfest sein: Ein Wechsel des ERP-Systems wird beschlossen, wichtige Lieferanten stellen auf strukturierte elektronische Bestätigungen um, oder der Einkauf wird mit einem anderen Standort zusammengelegt.

Dem Unternehmer bleibt dann grundsätzlich die vereinbarte Vergütung. Abziehen muss er davon die Kosten, die ihm wegen des Abbruchs nicht mehr entstehen, und den Verdienst, den er mit der frei gewordenen Kapazität anderweitig erzielt oder böswillig nicht erzielt. Für den offenen Leistungsteil vermutet das Gesetz 5 Prozent der darauf entfallenden Vergütung (§ 648 Satz 3 BGB); beide Seiten können im Einzelfall eine andere Höhe nachweisen. Klarer wird die Rechnung, wenn der Vertrag nach Dokumenttypen gegliedert ist und jeder Teil einen eigenen Preis trägt.

Wichtiger Grund, Teilkündigung und fehlende Mitwirkung

Nach § 648a BGB darf sich jede Seite ohne Frist vom Vertrag lösen, wenn ihr nach Abwägung der beiderseitigen Interessen nicht zuzumuten ist, bis zur Fertigstellung am Vertrag festzuhalten. Liegt der Grund in einer Pflichtverletzung, ist dieser Schritt grundsätzlich erst nach einer erfolglosen Frist zur Abhilfe oder einer vergeblichen Abmahnung zulässig, und wer zu lange zögert, verliert das Recht: Erklärt werden muss innerhalb angemessener Frist, nachdem der Grund bekannt geworden ist (§ 648a Absatz 3 mit § 314 Absatz 2 und 3 BGB). Der Unternehmer erhält dann nur die Vergütung, die auf den bis dahin erbrachten Teil entfällt; einen Anspruch auf Schadensersatz schließt das nicht aus.

Die Beendigung kann sich auf einen abgrenzbaren Teil beschränken. Ein Betrieb kann etwa die Auswertung von Prüfzeugnissen beenden und die Arbeit an Lieferscheinen fortführen lassen, sofern beide Teile im Vertrag getrennt beschrieben sind. Nach der Erklärung kann jede Seite verlangen, dass beide den erreichten Leistungsstand gemeinsam feststellen (§ 648a Absatz 4 BGB). Wer daran nicht mitwirkt oder einem vereinbarten oder mit angemessener Frist angesetzten Termin fernbleibt, trägt die Beweislast für den Stand am Tag der Beendigung. Das gilt nicht, wenn das Fernbleiben auf einem Umstand beruht, den diese Seite nicht zu vertreten hat und der anderen unverzüglich mitgeteilt hat.

Einen eigenen Weg eröffnet fehlende Mitwirkung. Kommen die zugesagten Musterbelege nicht, bleibt der Zugang zum ERP-Testsystem gesperrt oder findet sich niemand, der die richtigen Werte in die Belege des Prüfsatzes einträgt, kann der Unternehmer eine angemessene Entschädigung beanspruchen, sobald der Besteller dadurch in Annahmeverzug gerät (§ 642 BGB). Außerdem darf er dem Besteller eine angemessene Frist zur Nachholung setzen und dabei erklären, dass er den Vertrag kündige, falls die Mitwirkung bis dahin ausbleibt; verstreicht die Frist ungenutzt, ist der Vertrag nach § 643 BGB aufgehoben.

Rücktritt, Kostenanschlag, Form: was daneben steht

• Rücktritt. Er setzt eine Pflichtverletzung voraus, etwa einen Mangel nach erfolgloser Frist, und wickelt den Vertrag rückwärts ab. Die übrigen hier beschriebenen Wege beenden den Vertrag dagegen nur für die Zukunft; bereits Erbrachtes bleibt Grundlage der Abrechnung.
• Kostenanschlag. Beruht der Vertrag auf einem Kostenanschlag, für dessen Richtigkeit der Unternehmer nicht einstehen wollte, und lässt sich das Werk nur mit wesentlicher Überschreitung ausführen, kann der Besteller deshalb kündigen (§§ 648, 649 BGB). Der Unternehmer erhält dann nur den Teil der Vergütung, welcher der bisher geleisteten Arbeit entspricht, und Ersatz der in der Vergütung nicht inbegriffenen Auslagen (§ 649 Abs. 1, § 645 Abs. 1 BGB). Eine absehbare Überschreitung muss er unverzüglich anzeigen.
• Form. Für den gewöhnlichen Werkvertrag schreibt das Gesetz keine Form vor. Der Vertrag kann Textform vorsehen; wirksam wird die Kündigung mit ihrem Zugang, und dieser Tag bestimmt, bis wann abgerechnet wird.

Was nach einem Abbruch im Betrieb bleiben muss

Ein halb eingeführtes Dokumentensystem ist bereits Teil des Tagesgeschäfts. Am Morgen nach dem Ende kommen weiter Bestätigungen ins Postfach, und keine davon darf verloren gehen. Deshalb zählt für den Betrieb nicht nur der Code, sondern das Wissen über die eigenen Belege:

• der Prüfsatz mit den eingetragenen richtigen Werten;
• der Feldkatalog und die Abgleichregeln je Belegart, einschließlich der vereinbarten Toleranzen;
• die offenen Einträge der Klärungsliste mit ihrem Bearbeitungsstand;
• die Belegspur aller bereits verarbeiteten Dokumente;
• die Originaldokumente, zurück im Postfach oder im Archiv des Betriebs;
• Quellcode und Konfiguration des bezahlten Stands; sofern vereinbart, gehen mit vollständiger Bezahlung die Nutzungsrechte daran auf den Auftraggeber über.

Dazu gehört ein Stichtag für die Umstellung zurück auf die Handerfassung: Ab wann liest die Sachbearbeitung das Sammelpostfach wieder selbst, welche Belege sind seit der Einführung nur noch über das System gelaufen, und wer prüft, dass keiner davon ungebucht liegt? Wie die Belege dann weiter abgeglichen werden, beschreibt der Artikel Auftragsbestätigung abgleichen.

Wie wir Dokumentenprojekte beendbar halten

Wie ein Vorhaben gegliedert wird, legen wir im Angebot fest; bei einer Gliederung nach Belegarten bekommt jede Etappe eine eigene Abnahme und Abrechnung. Dort steht auch, ob Prüfsatz, Feldkatalog und Abgleichregeln laufend beim Auftraggeber liegen und wie lange die manuelle Erfassung nutzbar bleibt. Was bei einem vorzeitigen Ende übergeben wird und in welcher Form, steht bereits in der Leistungsbeschreibung. Den Aufbau solcher Etappen zeigt die Leistung KI-Dokumentenverarbeitung für den Wareneingang.