Lieferschein digitalisieren: vom Papier zum Datensatz

Einen Lieferschein digitalisieren heißt, das Begleitpapier des Lieferanten nicht nur einzuscannen, sondern als Datensatz zu lesen: Kopfangaben, Positionen, Chargen und Bezug zur Bestellung. Erst dann lässt sich die Lieferung automatisch mit Bestellung und Bestätigung vergleichen, und das Papier wird vom Ablagestück zur Datenquelle für Wareneingang und Rechnungsprüfung.

Lieferschein digitalisieren: was auf dem Beleg steht

Das Begleitpapier dokumentiert, was der Lieferant tatsächlich abgeschickt hat – nicht, was bestellt oder berechnet wurde. Aufbau und Bezeichnungen unterscheiden sich von Absender zu Absender, die Inhalte ähneln sich jedoch:

• Kopf. Lieferant mit Anschrift, Belegnummer, Lieferdatum, die eigene Kundennummer beim Lieferanten und, entscheidend für jede Zuordnung, die Bestellnummer des Empfängers.
• Positionen. Artikelnummer und Bezeichnung des Lieferanten, teils zusätzlich die Nummer des Kunden, Menge und Mengeneinheit, manchmal die noch offene Restmenge.
• Rückverfolgung. Chargen-, Los- oder Seriennummern, Haltbarkeitsdaten, bei Werkstoffen Hinweise auf mitgelieferte Bescheinigungen.
• Versandangaben. Anzahl der Packstücke, Brutto- und Nettogewicht, Frachtführer, gelegentlich Angaben zum Tausch von Paletten oder Behältern.
• Empfangsbestätigung. Unterschrift, Datum und Vermerke der Annahme, etwa zu fehlender oder beschädigter Ware.

Preise muss das Papier nicht enthalten: Es ist kein Zahlungsdokument, sondern ein Nachweis über Menge und Identität; den Preis liefern Bestellung, Bestätigung und Rechnung. Die Hinweise auf Bescheinigungen verdienen dagegen eigene Aufmerksamkeit: Wo Material nur mit Nachweis verarbeitet werden darf, muss das Dokument der Sendung zugeordnet sein, bevor die Ware freigegeben wird. Wie das organisiert wird, beschreibt der Artikel Prüfzeugnisse verwalten.

Papier, PDF, Lieferavis: die Formen des Begleitpapiers

Drei Formen können nebeneinander vorkommen, mitunter beim selben Lieferanten:

• Papier mit der Ware. Die älteste Form, teils als Durchschlag mit Handvermerken von Fahrer oder Annahme. Für die Datenerfassung ist das die schwierigste Form: gefaltet, gestempelt, teils handschriftlich ergänzt.
• PDF vorab per E-Mail. Manche Lieferanten schicken das Dokument beim Versand. Es ist sauberer lesbar und kommt früher, landet aber in Postfächern, in denen es zwischen Bestätigungen, Rechnungen und Werbung liegt.
• Elektronisches Lieferavis. In eingespielten Lieferbeziehungen kommt die Versandmeldung als strukturierte EDI-Nachricht, im EDIFACT-Standard als DESADV. Dann entfällt das Lesen, übrig bleibt der Abgleich.

Wo kein Lieferavis vereinbart ist, bleibt ein Dokument, das gelesen werden muss, mit wechselnden Layouts und gelegentlich schlechter Bildqualität. Wie Felder aus solchen Dateien verlässlich herausgezogen werden, erklärt der Artikel PDF-Daten extrahieren.

Zuordnung zu Bestellung und Auftragsbestätigung

Der Nutzen des Datensatzes entsteht erst durch die Zuordnung. Jede gelieferte Position wird einer Bestellposition zugeordnet und mit dem verglichen, was der Lieferant zuvor zugesagt hat. Drei Konstellationen brauchen dabei eigene Regeln:

• Teillieferungen und Restmengen. Eine Bestellposition kommt in mehreren Sendungen. Die Zuordnung muss mitzählen, was schon geliefert ist, sonst gilt die erste Teilmenge als Unterlieferung und die zweite als Überlieferung.
• Sammelbelege. Ein Papier umfasst Positionen aus mehreren Bestellungen. Die Bestellnummer steht dann nicht im Kopf, sondern an der einzelnen Position, oder sie fehlt.
• Fremde Artikelnummern. Der Lieferant verwendet seine eigene Nummer. Ohne gepflegte Zuordnung zur eigenen Nummer bleibt nur der Vergleich über Bezeichnungen, und der ist unzuverlässig.

Kommt das PDF vor der Ware, rückt die Prüfung nach vorn. Ein falscher Artikel, eine fehlende Position oder eine Menge, die nicht zur Zusage passt, fällt dann im Büro auf, bevor der Lkw an der Rampe steht. Der Einkauf kann nachfragen, die Disposition umplanen, und die Annahme weiß, worauf sie achten muss. Voraussetzung ist eine bereits geprüfte Bestätigung; wie deren Kontrolle funktioniert, zeigt der Artikel Auftragsbestätigung abgleichen.

Original, Empfangsquittung und Aufbewahrung

Mit dem Datensatz ist das Papier nicht erledigt. Das vom Empfänger unterschriebene Exemplar ist ein Nachweis gegenüber Lieferant und Frachtführer: Es belegt, dass und in welchem Zustand die Sendung angekommen ist. Vermerke zu Schäden oder Fehlmengen gehören deshalb mit Bild in den Vorgang und nicht bloß als Häkchen ins System.

Bei der Aufbewahrung ist Vorsicht angebracht. Wie lange ein solches Begleitpapier aufzubewahren ist, hängt davon ab, ob es als Buchungsbeleg dient, etwa weil die Rechnung darauf verweist. Dient ein empfangener Lieferschein nicht als Buchungsbeleg, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO); ob das im eigenen Betrieb zutrifft, klärt die Steuerberatung. Unabhängig davon gilt für die digitale Ablage: Das Bild bleibt unverändert und mit dem Datensatz verknüpft, Korrekturen entstehen als nachvollziehbare Änderung und nicht durch Überschreiben.

Typische Fehler, wenn Betriebe den Lieferschein digitalisieren

• Fotos ohne Vorgang. Das Handybild liegt in einem Ordner oder Chat, aber an keiner Bestellung. Gefunden wird es nur, wenn jemand weiß, dass es existiert.
• Handvermerke verlieren. Auf dem Papier steht „zwei Kartons beschädigt“, im Datensatz steht „vollständig“. Genau solche Vermerke brauchen einen festen Platz im digitalen Ablauf.
• Ablegen statt auslesen. Das Dokument wird gescannt und archiviert, die Mengen tippt trotzdem jemand ab. Die Arbeit ist nur verschoben.
• Positionen ohne Bestellbezug übernehmen. Was keiner Bestellung zugeordnet werden kann, wird dennoch gebucht und taucht später als ungeklärter Bestand oder strittige Rechnung wieder auf.
• Unsichere Werte stillschweigend übernehmen. Eine verschmierte Menge wird geraten statt markiert. Ein brauchbares Verfahren sagt, welches Feld es nicht sicher lesen konnte.

Wie wir die Erfassung einführen

Der erste Lieferant wird im Angebot benannt; in Frage kommt vor allem der mit den meisten Sendungen, dessen Belege dann einschließlich Teillieferungen und Sammelbelegen vollständig abgebildet werden. Welche Felder gelesen werden, gegen welche Bestellung und Bestätigung sie geprüft werden und was als Abweichung gilt, steht als Abnahmekriterium im Angebot, bevor die Umsetzung beginnt. Unsichere Felder und Abweichungen gehen mit Fundstelle im Dokument an einen Menschen; ins ERP gelangt nur, was geprüft ist. Weitere Lieferanten kommen erst hinzu, wenn die Belege des ersten Lieferanten die vereinbarten Kriterien am Prüfsatz erfüllen. Was dazugehört, beschreibt die Seite Dokumentenworkflow für Belege von Lieferanten.