Leistungsbeschreibung für ein Dokumentenprojekt: Belege, Felder, Abgleichregeln

In der Leistungsbeschreibung steht, welches Ergebnis geschuldet ist; bei einer KI-Dokumentenverarbeitung heißt das: welche Belege von welchen Absendern ankommen, welche Felder daraus gelesen und womit sie verglichen werden. Aus diesen Sätzen entstehen Angebot und Prüfkriterien, und später hängt an ihnen die Antwort, ob ein Fehler vorliegt.

Was die Leistungsbeschreibung im Werkvertrag festlegt

Wer einen Erfolg schuldet, muss wissen, woran dieser Erfolg gemessen wird. Fehlt eine Vereinbarung, kommt es nach § 633 Abs. 2 BGB in einer zweiten Stufe darauf an, welchen Einsatz der Vertrag erkennbar voraussetzt, und erst in einer dritten auf den gewöhnlichen Gebrauch samt der Beschaffenheit, die bei Werken gleicher Art üblich ist. Beide Stufen helfen beim Auslesen fremder Geschäftsdokumente wenig: Die vorausgesetzte Verwendung bleibt ohne schriftliche Angaben vage, und eine übliche Beschaffenheit gibt es nicht, weil jeder Betrieb seinen eigenen Lieferantenkreis, eigene Formulare im Eingang und eigene Stammdaten hat. Ohne schriftliche Beschreibung bleibt deshalb offen, was der Werkvertrag eigentlich zusagt.

Die Beschreibung trägt außerdem den Preis. Wie belastbar ein Festpreis ist, entscheidet sich an der Frage, ob Belegarten und Absender bekannt sind oder erst während der Arbeit auftauchen.

Umfang: Belegarten, Absender, Eingangskanal, Mengen

• Belegarten. Auftragsbestätigung, Lieferschein, Frachtbrief, Prüfzeugnis – jeweils mit der Form, in der sie heute ankommen: als PDF aus dem System des Lieferanten, als Scan, als Foto vom Wareneingang oder als Text in der E-Mail selbst.
• Absenderkreis. Eine Liste der Lieferanten oder ein Kriterium wie „alle Lieferanten einer Warengruppe“. Wer den Kreis offen lässt, lässt auch den Umfang offen.
• Eingangskanal. Sammelpostfach, persönliche Postfächer im Einkauf, Scanner am Wareneingang, Upload über ein Formular auf der eigenen Website.
• Mengengerüst. Das Aufkommen je Belegart in einem gewöhnlichen Monat und in der Spitze, dazu der Anteil schwer lesbarer Vorlagen in Worten – vereinzelt, spürbar oder überwiegend.
• Ausgenommen. Was ausdrücklich nicht dazugehört: Rechnungen, Belege anderer Standorte, Dokumente in Sprachen, die nicht genannt sind.

Feldkatalog und Abgleichregeln je Dokumenttyp

Für jede Belegart entsteht eine Liste der Felder mit ihrem Ziel im ERP. Zu jedem Feld gehören drei Angaben: womit es verglichen wird, welche Abweichung noch als stimmig gilt – Rundung, Stück gegen Verpackungseinheit, ein Liefertermin innerhalb eines vereinbarten Rahmens – und was bei einer größeren Abweichung geschieht. Die Grundlagen der Auswertung selbst beschreibt der Artikel intelligente Dokumentenverarbeitung.

Auftragsbestätigung: zwei Fassungen desselben Satzes

Nicht prüfbar: „Die KI liest Auftragsbestätigungen aus und kontrolliert sie.“ Prüfbar: „Für jede Auftragsbestätigung aus dem vereinbarten Absenderkreis werden Bestellnummer, Positionen, bestätigte Menge, Preis je Einheit und Liefertermin gelesen und mit der offenen Bestellung verglichen. Liegen alle Werte im vereinbarten Rahmen, wird die Bestätigung im ERP vermerkt; andernfalls entsteht ein Eintrag in der Klärungsliste mit Feld, beiden Werten und Fundstelle.“

Lieferschein: Menge, Charge, Bezug

Nicht prüfbar: „Lieferscheine werden digitalisiert.“ Prüfbar: „Lieferscheinnummer, Bestellbezug, Artikel, gelieferte Menge und Charge werden gelesen und mit der Wareneingangsbuchung verglichen. Teillieferungen werden der offenen Restmenge zugeordnet. Fehlt der Bestellbezug, geht der Beleg mit Hinweis an den Wareneingang, statt dass der Bezug geraten wird.“

Zweifelsfälle, Belegspur, Zielsystem

Der Normalfall lässt sich schnell aufschreiben. Streit entsteht an den Rändern, deshalb gehören sie in dieselbe Anlage:

• Welche Rolle bearbeitet die Klärungsliste, was sieht sie dort – den ganzen Beleg oder den markierten Ausschnitt – und wie fließt ihre Entscheidung zurück?
• Was die Belegspur enthält: Eingang, erkannter Typ, gelesene Werte, Abgleichergebnis, Freigabe mit Namen.
• Wo das Originaldokument liegt und wer die Aufbewahrungspflichten des Betriebs erfüllt; die Software übernimmt diese Pflicht nicht von selbst.
• Welches Zielsystem in welcher Version angebunden wird, ob ein Testsystem mit aktuellen Stammdaten bereitsteht und wer es pflegt.
• Was der Betrieb beisteuert: Musterbelege aus dem Alltag, eine Ansprechperson je Belegart, Zeit für das Eintragen der richtigen Werte in die Belege des Prüfsatzes.

Aus diesen Punkten ergeben sich unmittelbar die Kriterien für die spätere Abnahme.

Daten und Vertraulichkeit in der Leistungsbeschreibung

Musterbelege zeigen Einkaufspreise, Konditionen und Lieferantenbeziehungen. Bevor sie das Haus verlassen, wird eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung geschlossen. Lieferscheine und Frachtpapiere können zudem Namen von Fahrern, Unterschriften oder Telefonnummern tragen; das sind personenbezogene Daten, und ihre Verarbeitung im Auftrag setzt einen Auftragsverarbeitungsvertrag voraus.

In die Beschreibung gehört außerdem, welche Teile eines Belegs ein Sprachmodell oder ein anderer externer Dienst zu sehen bekommt, bei welchem Anbieter das geschieht und ob ganze Seiten oder nur Ausschnitte übergeben werden. Diese Angaben lassen sich später kaum nachholen, weil sie die Architektur bestimmen.

Wie wir die Beschreibung mit Einkauf und Wareneingang erarbeiten

Wir beginnen mit einem Stapel echter Belege der letzten Monate und sortieren ihn nach Absendern und Formularen, bevor über Modelle gesprochen wird. Feldkatalog, Abgleichregeln und der Weg der Zweifelsfälle entstehen mit den Leuten, die diese Papiere heute abtippen, und stehen im Angebot, ehe die Umsetzung beginnt. Fachliche Fragen laufen gebündelt über unsere Projektleitung. Wie aus der Beschreibung ein laufender Dokumentenworkflow für Auftragsbestätigungen und Lieferscheine wird, zeigt die Leistungsseite.