Prüfzeugnisse verwalten: Nachweise der richtigen Charge zuordnen

Prüfzeugnisse verwalten bedeutet, jede Prüfbescheinigung eines Lieferanten der Lieferung, der Charge und der Bestellung zuzuordnen, für die sie ausgestellt wurde. Ziel ist, auf Nachfrage eines Kunden oder Auditors den passenden Nachweis ohne Suche vorzulegen und schon im Wareneingang zu erkennen, wenn eine bestellte Bescheinigung fehlt oder nicht passt.

Bescheinigungsarten nach DIN EN 10204

Für metallische Erzeugnisse wie Bleche, Rohre, Stabstahl oder Schmiedeteile legt die Norm DIN EN 10204 fest, welche Arten von Prüfbescheinigungen ein Hersteller ausstellen kann. Welche Art geliefert werden muss, bestimmt nicht die Norm, sondern die Bestellung. Unterschieden werden vier Typen:

• Werksbescheinigung 2.1. Der Hersteller bestätigt, dass die Lieferung der Bestellung entspricht, nennt aber keine Prüfergebnisse.
• Werkszeugnis 2.2. Zusätzlich zur Bestätigung enthält es Ergebnisse nichtspezifischer Prüfung, also aus Prüfungen an Erzeugnissen derselben Fertigung, nicht zwingend an der gelieferten Ware selbst.
• Abnahmeprüfzeugnis 3.1. Die Ergebnisse stammen aus spezifischer Prüfung an der gelieferten Ware oder an den Prüfeinheiten, zu denen sie gehört. Bestätigt wird es von einem Abnahmebeauftragten des Herstellers, der vom Fertigungsbereich unabhängig ist.
• Abnahmeprüfzeugnis 3.2. Wie 3.1, zusätzlich bestätigt vom Abnahmebeauftragten des Bestellers oder von einem in amtlichen Vorschriften benannten Abnahmebeauftragten.

Umgangssprachlich heißen die Nachweise auch Zeugnis, Werkstoffzeugnis oder Materialnachweis. Für die Verwaltung zählt die genaue Art: Ein Werkszeugnis ersetzt keine bestellte 3.1-Bescheinigung, auch wenn beide Dokumente ähnlich aussehen und dieselben Werkstoffangaben tragen.

Abgrenzung zu Datenblatt und Konformitätserklärung

Mit einer Lieferung kommen weitere Unterlagen, die leicht verwechselt werden. Ein Datenblatt beschreibt Eigenschaften eines Werkstoffs oder Produkts allgemein, als Sollwerte oder typische Werte; über die konkrete Charge sagt es nichts. Eine Konformitätserklärung bestätigt, dass ein Produkt bestimmte rechtliche oder vertragliche Anforderungen erfüllt, und bezieht sich in der Regel auf das Produkt statt auf eine einzelne Schmelze.

Die Prüfbescheinigung dagegen ist an die Lieferung gebunden: Sie nennt Schmelze oder Charge, Abmessungen, Werkstoff und je nach Art die gemessenen Werte, etwa chemische Zusammensetzung, Festigkeit oder Kerbschlagarbeit. Genau diese Bindung macht sie wertvoll – und aufwendig in der Verwaltung, weil jede neue Lieferung einen neuen Nachweis mitbringt.

Prüfzeugnisse verwalten: Eingang, Zuordnung, Ablage

Zeugnisse erreichen einen Betrieb auf verschiedenen Wegen: auf Papier mit der Ware, als Anhang einer E-Mail getrennt von der Lieferung, zum Herunterladen im Portal des Lieferanten oder erst auf Nachfrage. Das Dokument kann vor der Ware eintreffen oder deutlich später. Eine geordnete Verwaltung folgt deshalb vier Schritten:

1. Erfassen. Jeder Nachweis landet an einer Stelle, unabhängig vom Eingangsweg, als Datei mit Eingangsdatum und Absender.
2. Auslesen. Lieferant, Bescheinigungsart, Norm, Werkstoff, Abmessung, Schmelze oder Charge sowie Bestell- und Lieferscheinnummer werden als Felder erfasst. Die Dokumente können mehrseitig und tabellarisch aufgebaut sein; worauf es dabei ankommt, zeigt der Artikel PDF-Daten extrahieren.
3. Zuordnen. Das Zeugnis wird mit Bestellposition, Wareneingang und Charge verknüpft. Als Brücke dient der Lieferschein, sofern auf ihm Charge und Bestellnummer zusammenkommen; wie er ins System gelangt, beschreibt Lieferschein digitalisieren.
4. Ablegen und wiederfinden. Bei Reklamation oder Audit ist der Ausgangspunkt die Charge im eigenen Lager oder im ausgelieferten Auftrag, nicht der Lieferant. Die Ablage muss von dort aus zum Nachweis führen.

Verlangt ein eigener Abnehmer mit jeder Lieferung die Nachweise des verarbeiteten Materials, schließt sich der Kreis: Aus der Charge im Versand muss das Zeugnis des Vormaterials hervorgehen, ohne dass jemand Postfächer durchsucht.

Der Abgleich mit der Bestellung

Ein Nachweis ist erst erledigt, wenn er gegen die Bestellung geprüft ist. Geprüft wird, was dort gefordert war:

• die bestellte Bescheinigungsart, etwa 3.1 statt Werkszeugnis;
• Werkstoff, Werkstoffnummer und die angegebene Werkstoffnorm;
• Abmessungen und Ausführung der Position;
• Menge und Schmelze im Vergleich mit dem Lieferschein, damit das Zeugnis tatsächlich die gelieferte Ware betrifft;
• geforderte Prüfwerte, soweit die Bestellung Grenzwerte vorgibt, sowie die Bestätigung der zuständigen Stelle.

Weicht eine Angabe ab, wird die Ware gesperrt oder zumindest markiert, bis der Einkauf die Abweichung mit dem Lieferanten geklärt hat. Wer diesen Abgleich aufschiebt, verarbeitet womöglich Material, dessen Nachweis nicht zur Anforderung des eigenen Kunden passt.

Typische Fehler

• Zeugnis zur falschen Charge. Der Lieferant schickt den Nachweis einer benachbarten Schmelze, und niemand vergleicht die Nummer mit der Kennzeichnung am Material.
• Werkszeugnis statt bestellter 3.1-Bescheinigung. Die Art wird nicht gelesen, weil das Dokument vollständig wirkt.
• Nachweis nur im Postfach. Das Dokument liegt als Anhang bei einer Person im Einkauf und bleibt für Qualitätssicherung und Versand unsichtbar.
• Charge am Material nicht mehr lesbar. Nach Zuschnitt, Umpacken oder neuer Etikettierung fehlt die Verbindung zwischen Ware und Zeugnis.
• Suche erst im Audit. Ob alle Nachweise vorliegen, zeigt sich erst, wenn ein Kunde oder Auditor sie verlangt – zu einem Zeitpunkt, an dem das Nachfordern beim Lieferanten mühsam ist.

Prüfzeugnisse verwalten mit KI-Unterstützung

Die Unterschiede zwischen Lieferanten liegen weniger im Inhalt als in der Form: Jeder Hersteller hat sein eigenes Layout, manche Nachweise sind zweisprachig, andere gescannt. Ein Sprachmodell kann Bescheinigungsart, Schmelze und Werkstoff aus solchen Dokumenten lesen und zu jedem Feld die Fundstelle angeben. Ob ein Nachweis zur Bestellung passt, entscheidet anschließend eine feste Regel; unsichere oder abweichende Fälle gehen mit markierter Stelle an die Qualitätssicherung.

Wo im Betrieb die Verbindung zwischen Postfach, Wareneingang und Charge reißt, klären wir vor dem Angebot an den Zeugnissen der Lieferanten mit den meisten Lieferungen. Mit Einkauf und Qualitätssicherung legen wir fest, welche Angaben verbindlich gegen die Bestellung geprüft werden; diese Regeln stehen im Angebot, bevor gebaut wird. Umgesetzt wird das als Teil unserer KI-Dokumentenverarbeitung.