Auftragsbestätigung abgleichen: Abweichungen vor dem Wareneingang finden

Eine Auftragsbestätigung abgleichen heißt, die Bestätigung des Lieferanten Feld für Feld mit der eigenen Bestellung zu vergleichen: Positionen, Mengen, Preise, Termine und Bedingungen. Abweichungen fallen so auf, solange sie sich noch mit einer Rückfrage klären lassen, und nicht erst beim Wareneingang oder in der Rechnungsprüfung.

Was die Bestätigung des Lieferanten festhält

Die Bestellung sagt, was der Einkauf haben will. Die Auftragsbestätigung (AB) sagt, was der Lieferant zusagt: welche Artikel in welcher Menge, zu welchem Preis, bis wann und unter welchen Bedingungen. Für alles, was danach geschieht, ist diese Zusage die maßgebliche Unterlage – sie beschreibt nicht den Wunsch, sondern das Versprochene.

Auf ihr bauen die folgenden Schritte auf. Die Disposition plant mit dem bestätigten Termin, der Wareneingang prüft gegen die bestätigte Menge, die Rechnungsprüfung gegen den bestätigten Preis. Weicht die Bestätigung von der Bestellung ab und merkt es niemand, arbeiten alle nachgelagerten Stellen mit zwei verschiedenen Wahrheiten. Sichtbar wird das dann an der Rampe oder auf der Rechnung, wo sich ein Unterschied deutlich schwerer klären lässt als am Tag nach dem Eingang der Bestätigung.

Die Form ist von Lieferant zu Lieferant verschieden: PDF im Anhang einer E-Mail, eingescanntes Fax, Fließtext direkt in der Nachricht, in eingespielten Lieferbeziehungen eine EDI-Nachricht. Jeder Absender hat sein eigenes Layout und seine eigenen Bezeichnungen. Genau das macht den Abgleich von Hand mühsam. Welche Unterlage im Postfach überhaupt vorliegt, klärt vor dem Abgleich die Dokumentenklassifizierung.

Bestätigung mit Änderungen: warum Schweigen und vorbehaltlose Annahme teuer werden

Enthält die Bestätigung einen anderen Preis, einen späteren Termin oder eine geänderte Menge, ist sie keine einfache Zustimmung. § 150 Abs. 2 BGB behandelt eine Annahme, die das Angebot erweitert, einschränkt oder sonst abändert, als Ablehnung, verbunden mit einem neuen Antrag. Der Lieferant macht also ein Gegenangebot.

Wer darauf nicht reagiert und die Ware später vorbehaltlos annimmt, kann dieses Gegenangebot durch sein Verhalten angenommen haben. Dann gilt womöglich der bestätigte und nicht der bestellte Preis. Ähnlich heikel sind Hinweise auf abweichende Liefer- und Zahlungsbedingungen, die im Fußtext stehen statt in der Positionstabelle. Wie ein konkreter Fall rechtlich zu bewerten ist, gehört in die Rechtsberatung. Für den Ablauf im Betrieb genügt die Folgerung: Eine Abweichung braucht eine ausdrückliche Antwort, und zwar bevor die Ware kommt.

Auftragsbestätigung abgleichen: welche Felder zählen

• Bezug. Bestellnummer und Bestelldatum. Ohne eindeutigen Bezug lässt sich nichts vergleichen; eine Bestätigung ohne Bestellnummer ist selbst schon ein Klärungsfall.
• Positionen und Artikelnummern. Lieferanten bestätigen mit ihrer eigenen Nummer. Der Vergleich braucht eine gepflegte Zuordnung von Lieferanten- zu eigener Artikelnummer, sonst bleibt jede Position eine Vermutung.
• Menge und Mengeneinheit. Bestellt in Stück, bestätigt in Karton oder Rolle: Die Zahl stimmt nicht, die Menge womöglich doch. Umrechnungen gehören in die Stammdaten, nicht in den Kopf einzelner Sachbearbeiter.
• Preis und Preiseinheit. Ein Preis je hundert Stück wirkt neben einem Stückpreis wie ein Fehler. Hinzu kommen Rabatte und Zuschläge, etwa für Mindermengen, Verpackung oder schwankende Materialkosten wie beim Legierungszuschlag.
• Liefertermin. Als Datum oder Kalenderwoche, mit oder ohne Angabe, ob Versand oder Eintreffen gemeint ist.
• Liefer- und Zahlungsbedingungen. Frachtregelung, Incoterm, Zahlungsziel, Skonto.
• Teillieferungen und Ersatzartikel. Eine Position wird aufgeteilt, ein Artikel durch einen Nachfolger ersetzt, eine Position fehlt ganz. Gerade diese Fälle gehen beim Überfliegen leicht verloren.

Wird die Bestätigung maschinell ausgelesen, gehört zu jedem Feld eine Angabe, wie sicher der gelesene Wert ist. Ein unsicher gelesener Preis darf nie als Übereinstimmung durchgehen. Wie diese Angabe entsteht und wo eine sinnvolle Schwelle liegt, erklärt der Artikel Konfidenzwert.

Auftragsbestätigung abgleichen im Alltag: Toleranzen und Zuständigkeit

Nicht jede Abweichung ist ein Problem. Ein etwas früherer Termin oder ein Rundungsunterschied im Centbereich muss niemanden beschäftigen. Welche Differenz noch als Übereinstimmung gilt, legt der Einkauf fest, nicht die Software: je Feld, bei Bedarf je Warengruppe oder Lieferant. Eine Preisabweichung bei einem Normteil wiegt anders als bei einem Rohstoff mit Tagespreis.

Für alles außerhalb der Toleranz braucht es einen festen Weg:

1. Markieren. Die Abweichung erscheint mit Feld, bestelltem und bestätigtem Wert, nicht bloß als Hinweis, dass etwas nicht passt.
2. Entscheiden. Die zuständige Person im Einkauf akzeptiert die Änderung, verhandelt nach oder widerspricht.
3. Antworten. Die Rückfrage oder der Widerspruch geht schriftlich an den Lieferanten und hängt am Vorgang.
4. Nachziehen. Akzeptierte Werte, vor allem der bestätigte Termin, werden in die Bestellung im ERP übernommen, damit Disposition und Wareneingang mit dem gültigen Stand arbeiten.

Ein eigener Fall ist die ausbleibende Bestätigung. Solange sie fehlt, ist der Liefertermin nur ein Wunsch. Offene Bestellungen ohne AB gehören deshalb auf eine Liste, aus der nach einer festgelegten Frist eine Erinnerung an den Lieferanten geht. Was mit dem Begleitpapier geschieht, wenn die Ware schließlich eintrifft, beschreibt der Artikel Lieferschein digitalisieren.

Typische Fehler beim Abgleich

• Nur die Summe prüfen. Gleicher Gesamtbetrag, aber eine Position mehr und eine andere weniger: Der Unterschied bleibt bis zur Anlieferung unsichtbar.
• Abheften statt vergleichen. Die Bestätigung landet im Ordner oder bleibt im Postfach und wird erst gelesen, wenn etwas schiefgegangen ist.
• Den Termin nicht zurückschreiben. Der Lieferant bestätigt später, im ERP steht weiter der Wunschtermin, und die Planung rechnet mit Material, das noch gar nicht unterwegs ist.
• Keine Zuordnungstabelle für Artikelnummern. Jede Bestätigung wird neu interpretiert, und jede Person interpretiert ein wenig anders.
• Das Kleingedruckte übergehen. Geänderte Bedingungen können statt in den Positionen im Fußtext oder in einem Verweis auf die Verkaufsbedingungen stehen.

Wie wir den Abgleich aufbauen

Am Anfang steht nicht das Auslesen, sondern ein Regelwerk: welche Felder verglichen werden, welche Toleranzen gelten und wer bei einer Abweichung entscheidet. Diese Festlegungen trifft der Einkauf; wir halten sie als Abnahmekriterien im Angebot fest, bevor gebaut wird. Ebenso steht dort, wie lange der automatische Abgleich parallel zur bisherigen Prüfung läuft und an welchen Bestätigungen verglichen wird, ob beide zum selben Ergebnis kommen. Ins ERP gelangen nur Werte, die den Abgleich bestanden haben oder von einem Menschen freigegeben wurden. Wie das als Leistung aussieht, beschreibt die Seite Dokumentenworkflow mit Abgleich vor dem ERP.