Prozessautomatisierung in Hof: Dokumentenworkflow prüft Frachtpapiere vor der Buchung
Dokumentenworkflow in Hof: Sendung und Papier gehen getrennte Wege
Prozessautomatisierung wird in Hof dort gebraucht, wo Ware und Papier getrennt ankommen, und ein Dokumentenworkflow führt beides wieder zusammen, bevor gebucht wird. Container wechseln am Güterverkehrszentrum zwischen Schiene und Straße, eine Sendung kommt in Teilpartien, und zu jeder Etappe gehört ein eigener Frachtbrief, der am Ende zur Bestellung im ERP passen muss. Den Vertrag schließen Sie nach deutschem Recht als Werkvertrag mit Abnahme. Unsere Anwendungen betreiben wir auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU. Das eigentliche Problem sitzt im Büro: Die Sendungsnummer des Spediteurs ist nicht Ihre Bestellnummer, der Lieferschein wird gegen den Wareneingang abgehakt, der Frachtbrief gegen gar nichts, und eine andere Packstückzahl darauf fällt niemandem auf. Bemerkt wird so etwas womöglich erst, wenn der Empfänger reklamiert, und dann weiß keiner mehr, wer die Abweichung damals durchgewunken hat.
Prozessautomatisierung zwischen Sendung, Wareneingang und ERP
Jedes eingehende Papier, ob Frachtbrief, Lieferschein oder Ablieferquittung, wird dem Vorgang zugeordnet, zu dem es gehört: über Sendungs-, Bestell- oder Lieferscheinnummer und, wo Nummern fehlen, über Absender, Empfänger und Datum. Danach vergleicht der Ablauf Packstücke, Gewicht und Positionen mit dem, was bestellt, avisiert oder im Wareneingang erfasst ist. Stimmt alles, übernimmt Ihr ERP die Werte über seine Schnittstelle und bleibt das führende System; am ERP vorbei wird nichts gebucht. Stimmt etwas nicht, entsteht ein Eintrag auf der Klärungsliste: fehlendes Packstück, Mehrmenge, unbekannter Empfänger, zweiter Lieferschein zur selben Sendung. Jeder Eintrag ist einer zuständigen Person aus Disposition oder Wareneingang zugeordnet, statt in einem gemeinsamen Postfach zu warten.
Dokumentenworkflow über mehrere Umschläge: Restmengen bleiben offen
Am Logistikstandort Hof mit Umschlag, Kontraktlogistik und einem Terminal für den kombinierten Verkehr kann eine einzige Lieferung mehrere Papiere mit sich bringen. Der Ablauf führt deshalb je Bestellung mit, was avisiert, was per Frachtbrief übergeben und was im Wareneingang gezählt wurde. Eine Teilpartie schließt den Vorgang nicht; die Restmenge bleibt sichtbar offen, bis das letzte Papier eingetroffen ist oder jemand den Rest ausdrücklich storniert. Welche Abweichung Ihre Disposition hinnimmt, wird je Partner und Relation einmal beschrieben, denn eine Mindermenge aus dem Verkehr mit Tschechien kann anders zu behandeln sein als eine aus dem Inlandsverkehr. Kommt ein neuer Partner dazu, wird seine Belegart ergänzt, ohne den Ablauf der übrigen anzufassen.
Prozessautomatisierung, die festhält, wer eine Fehlmenge angenommen hat
Nimmt jemand eine Fehlmenge an oder fragt beim Spediteur nach, speichert der Ablauf diese Entscheidung mit Person, Zeitpunkt und Originalpapier. Reklamiert Ihr Kunde später eine Sendung, liegt die Antwort im Vorgang: welches Papier ankam, was davon abwich und wer entschieden hat, trotzdem zu buchen. Bevor der Ablauf ins ERP schreiben darf, läuft er neben Ihrem Wareneingang mit und entscheidet nur zur Probe. Wo er anders urteilt als Ihre Leute, wird die Regel nachgeschärft oder die Toleranz neu gesetzt, und zwar von Ihrer Disposition, nicht vom Programm.
Abnahme statt Versprechen an Ihren eigenen Frachtpapieren
Vor dem Start steht im Angebot, an welchen Frachtbriefen und Lieferscheinen abgenommen wird, welche Abweichungen der Ablauf finden muss und wer die Klärungsliste bekommt. Umgesetzt wird im Werkvertrag zum Festpreis, Belegart für Belegart, jede Etappe einzeln geprüft; den Zeitrahmen legt das Angebot ebenfalls fest. Sind alle Rechnungen beglichen, übernehmen Sie die Nutzungsrechte an dem eigens für Ihren Betrieb erstellten Code, und die Arbeit im Projekt verteilt und verantwortet unsere Projektleitung. Bevor Sie uns Papiere mit Empfängern, Warenwerten oder Frachtkonditionen zeigen, unterschreiben beide Seiten eine Geheimhaltungsvereinbarung. Tragen die Belege Namen von Fahrern oder Ansprechpartnern, schließen beide Seiten zusätzlich einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Das Angebot listet die Felder auf, die ein Sprachmodell oder ein externer Dienst verarbeiten darf.
Hof, Bayern
- Kreisfreie Stadt an der Saale im Nordosten Oberfrankens; der umgebende Landkreis Hof grenzt an Thüringen, Sachsen und Tschechien, das Dreiländereck Bayern–Sachsen–Tschechien liegt im Hofer Land.
- Traditioneller Textilstandort mit dem Beinamen „bayerisches Manchester“: Die Hoftex Group mit Sitz in der Fabrikzeile fertigt in Hof technische Vliesstoffe.
- Dachser betreibt am Stadtrand ein Logistikzentrum mit Umschlag, Lager und Kontraktlogistik, und auch die internationale Spedition Militzer & Münch ist in Hof ansässig.
- Am Hauptbahnhof schlägt das Güterverkehrszentrum Hof mit eigenem Terminal für den kombinierten Verkehr Container zwischen Schiene und Straße um und ist damit Knotenpunkt für Warenströme Richtung Tschechien.
- Die Autobahnen A 9 im Westen, A 72 im Norden und A 93 im Osten legen sich hufeisenförmig um die Stadt; über den Hauptbahnhof laufen die Strecken nach Leipzig, Nürnberg und Regensburg sowie über Cheb nach Tschechien.
- Der Verkehrslandeplatz Hof-Plauen im Stadtteil Pirk dient heute Geschäfts-, Fracht-, Schulungs- und Privatflügen.
- Die Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hof bildet in Wirtschaft, Informatik und Ingenieurwissenschaften aus und betreibt mit dem Institut für Informationssysteme ein eigenes Forschungszentrum für angewandte Informatik.
- Rechtlicher Sitz der Fresenius Medical Care AG ist Hof, während die operative Zentrale des Dialysekonzerns in Bad Homburg liegt.
Begriffe zum Thema
Werkvertrag: ein Erfolg, der sich an jedem Beleg nachprüfen lässt
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KI-Dokumentenverarbeitung: offene Fragen aus Einkauf und Logistik
Prozessautomatisierung in Hof: Findet die Aufnahme bei uns im Betrieb statt?
Ja, ein Termin vor Ort in Hof ist möglich, am besten dort, wo Frachtpapiere heute ankommen und abgehakt werden. Beispielpapiere lassen sich vorher auch per Video durchgehen, damit beim Termin feststeht, welche Belegarten auf den Tisch kommen.
Was prüft der Dokumentenworkflow an einem Frachtbrief?
Die Packstückzahl, das Gewicht und den Empfänger im Vergleich mit Auftrag und Lieferschein, dazu die Frage, ob der Empfang mit Vorbehalt quittiert wurde. Stimmt ein Wert nicht, sieht die zuständige Person im Wareneingang beide Angaben nebeneinander, bevor etwas gebucht wird.
Ersetzt der Dokumentenworkflow unser Lagerverwaltungssystem?
Nein. ERP und Lagerverwaltung bleiben, wie sie sind; der Workflow sitzt davor, prüft und reicht nur geprüfte Werte über die vorhandene Schnittstelle weiter. Ob Ihr System das zulässt, klären wir, bevor ein Angebot entsteht.
Termin für Hof vereinbaren
Umgesetzt wird aus der Ferne, auf eigener Infrastruktur. Nach Absprache kommen wir für ein Treffen zu Ihnen nach Hof.