[{"data":1,"prerenderedAt":533},["ShallowReactive",2],{"content:lexikon:maengelhaftung":3,"content:services":38,"content:lexikon":159},{"slug":4,"title":5,"metaTitle":6,"metaDescription":7,"excerpt":8,"toc":9,"body":28,"updated":29,"related":30},"maengelhaftung","Mängelhaftung bei KI-Dokumentenverarbeitung: wann ein ausgelesener Wert ein Mangel ist","Mängelhaftung: Nacherfüllung bei Dokumenten-KI – Lexikon","Mängelhaftung nach deutschem Recht für Systeme, die Auftragsbestätigungen und Lieferscheine lesen: was ein Mangel ist, was ein Nachtrag, welche Rechte gelten.","Ein falscher Wert im ERP ist nicht automatisch ein Mangel. Was bei einem Extraktionssystem als Abweichung zählt, was ein Nachtrag ist und welche Rechte nach § 634 BGB greifen.",[10,13,16,19,22,25],{"id":11,"text":12},"massstab","Der Maßstab nach § 633 BGB kommt aus dem Vertrag",{"id":14,"text":15},"fehlerbilder","Vier Fehlerbilder eines Extraktionssystems",{"id":17,"text":18},"kein-mangel","Neuer Absender, neues Layout, ehrliche Rückfrage",{"id":20,"text":21},"rechte","Welche Rechte die Mängelhaftung dem Besteller gibt (§ 634 BGB)",{"id":23,"text":24},"belegspur","Mängelhaftung und Belegspur: wer was beweisen muss",{"id":26,"text":27},"einordnung","Wie wir gemeldete Fehler nach der Übergabe prüfen","\u003Cp>Die Mängelhaftung regelt, was ein Besteller verlangen kann, wenn ein gebilligtes Werk von der vereinbarten Beschaffenheit abweicht. Bei einem System, das Geschäftsdokumente ausliest und mit Bestellungen abgleicht, beantwortet sie eine sehr praktische Frage: Ist ein falscher Wert im ERP ein Fehler der Software oder eine Lage, die der Vertrag nie beschrieben hat?\u003C\u002Fp>\u003Ch2 id=\"massstab\">Der Maßstab nach § 633 BGB kommt aus dem Vertrag\u003C\u002Fh2>\u003Cp>Frei von Sachmängeln ist ein Werk zuerst dann, wenn es die vereinbarte Beschaffenheit hat. Nur soweit dazu nichts vereinbart ist, prüft das Gesetz, ob sich das Werk für die nach dem Vertrag vorausgesetzte Verwendung eignet, und wenn auch daraus nichts folgt, ob es im gewöhnlichen Gebrauch funktioniert und so beschaffen ist, wie Werke dieser Art üblicherweise sind und der Besteller es erwarten darf (§ 633 Absatz 2 BGB). Für die Auswertung von Lieferantenbelegen gibt es kein allgemein übliches Niveau; jeder Betrieb hat andere Absender, Formate und Stammdaten. Maßgeblich ist deshalb vor allem die \u003Ca href=\"\u002Flexikon\u002Fleistungsbeschreibung\">Leistungsbeschreibung\u003C\u002Fa>: welche Dokumenttypen, welche Felder, welche Abgleichregeln und welcher Weg für Zweifelsfälle zugesagt wurden.\u003C\u002Fp>\u003Cp>Daneben steht der Rechtsmangel. Ein solcher besteht, wenn ein Dritter wegen des Werks Rechte gegen den Besteller durchsetzen kann, die der Vertrag nicht vorsieht (§ 633 Absatz 3 BGB), zum Beispiel weil eine eingebaute Programmbibliothek unter einer Lizenz steht, die den vorgesehenen Einsatz untersagt.\u003C\u002Fp>\u003Ch2 id=\"fehlerbilder\">Vier Fehlerbilder eines Extraktionssystems\u003C\u002Fh2>\u003Cul>\u003Cli>\u003Cstrong>Die stille Fehlbuchung.\u003C\u002Fstrong> Ein Feld, das zum vereinbarten Umfang gehört, wird falsch gelesen und ohne Hinweis ins ERP übernommen, obwohl eine Abgleichregel hätte anschlagen müssen. Beispiel: Die Auftragsbestätigung nennt eine kleinere Menge als die Bestellung, der Beleg wird trotzdem als stimmig verbucht.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Der unterbrochene Klärungsweg.\u003C\u002Fstrong> Belege mit Abweichung erscheinen nicht in der Klärungsliste oder ohne Hinweis auf die Stelle im Dokument, sodass die Sachbearbeitung den Widerspruch nicht nachprüfen kann.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Die lückenhafte Belegspur.\u003C\u002Fstrong> Für einzelne Dokumente lässt sich nicht mehr feststellen, wann sie eingegangen sind, welche Werte gelesen wurden oder wer eine Klärung freigegeben hat.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Das Unterschreiten des Mindestwerts.\u003C\u002Fstrong> Wird der Prüfsatz der Übergabe erneut verarbeitet und bestehen weniger seiner Belege den Abgleich als vereinbart, weicht das System von der zugesagten Beschaffenheit ab.\u003C\u002Fli>\u003C\u002Ful>\u003Ch2 id=\"kein-mangel\">Neuer Absender, neues Layout, ehrliche Rückfrage\u003C\u002Fh2>\u003Cp>Ein einzelner Beleg in der Klärungsliste ist kein Versagen, sondern das vereinbarte Verhalten: Das System hat einen Zweifel gemeldet, statt zu raten. Wie diese Unsicherheit gemessen wird, erklärt der Artikel \u003Ca href=\"\u002Flexikon\u002Fkonfidenzwert\">Konfidenzwert\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>\u003Cp>Außerhalb der Zusage liegen auch Dokumente, die bei Vertragsschluss nicht beschrieben waren: ein neu gewonnener Lieferant mit eigenem Formular, Prüfzeugnisse, die nie zum Umfang gehörten, Lieferscheine in einer weiteren Sprache. Solche Erweiterungen werden als Nachtrag beschrieben und beauftragt. Schwieriger ist der Fall, in dem ein bekannter Absender sein Formular nach der Übergabe umgestaltet. Entscheidend ist dann, was als Beschaffenheit vereinbart wurde. Sagt die Beschreibung zu, dass Belege dieses Absenders unabhängig von ihrer Aufmachung gelesen werden, kann ein Ausfall beim neuen Formular eine Abweichung sein; nennt sie bestimmte Formularmuster, spricht mehr für eine Erweiterung. Hinzu kommt, dass ein Mangel grundsätzlich nach dem Stand bei der Abnahme beurteilt wird: Eine Änderung, die ein Dritter erst später vornimmt, macht ein bis dahin vertragsgemäßes System in der Regel nicht nachträglich mangelhaft.\u003C\u002Fp>\u003Cp>Schließlich verändert sich der eigene Betrieb. Werden Artikelnummern umgestellt und die Stammdaten im ERP nicht nachgezogen, meldet der Abgleich zu Recht Differenzen. Das System arbeitet dann richtig, nur der Vergleichswert stimmt nicht mehr.\u003C\u002Fp>\u003Ch2 id=\"rechte\">Welche Rechte die Mängelhaftung dem Besteller gibt (§ 634 BGB)\u003C\u002Fh2>\u003Col>\u003Cli>\u003Cstrong>Nacherfüllung (§ 635 BGB).\u003C\u002Fstrong> Zuerst bekommt der Unternehmer Gelegenheit, den Mangel zu beheben oder ein neues Werk zu liefern; welchen Weg er geht, entscheidet er selbst, und die dafür erforderlichen Aufwendungen trägt er. Bei einem Dokumentensystem heißt das: Leseregel oder Abgleich korrigieren, den Klärungsweg reparieren und anschließend denselben Prüfsatz erneut durchlaufen lassen.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Selbstvornahme (§ 637 BGB).\u003C\u002Fstrong> Ist eine vom Besteller gesetzte angemessene Frist zur Nacherfüllung fruchtlos verstrichen und verweigert der Unternehmer die Nacherfüllung nicht zu Recht, kann der Besteller den Mangel selbst beseitigen oder beseitigen lassen und Ersatz der erforderlichen Aufwendungen verlangen, auf Wunsch vorab als Vorschuss.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Rücktritt oder Minderung (§§ 634 Nr. 3, 636, 323, 638 BGB).\u003C\u002Fstrong> Auch dafür muss grundsätzlich eine angemessene Frist zur Nacherfüllung erfolglos abgelaufen sein. Ohne Frist geht es nur ausnahmsweise, etwa wenn der Unternehmer die Nacherfüllung ernsthaft und endgültig verweigert, der Versuch der Nacherfüllung gescheitert ist oder dem Besteller nicht zugemutet werden kann (§§ 323 Absatz 2, 636 BGB). Ist die Pflichtverletzung unerheblich, scheidet der Rücktritt aus (§ 323 Absatz 5 Satz 2 BGB); die Vergütung zu mindern bleibt dann trotzdem möglich.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Schadensersatz.\u003C\u002Fstrong> Neben den übrigen Rechten kommt Ersatz des Schadens oder vergeblicher Aufwendungen in Betracht, wenn der Unternehmer den Fehler zu vertreten hat (§§ 634 Nr. 4, 280, 281, 284 BGB).\u003C\u002Fli>\u003C\u002Fol>\u003Cp>Wann diese Ansprüche verjähren, regelt § 634a BGB, und nicht jede Frist startet mit der Billigung: Daran knüpft das Gesetz nur bei Werken an einer Sache und bei Bauwerken an. Wird ein Softwaresystem anders eingeordnet, kann die regelmäßige Verjährung gelten, deren Lauf von der Entstehung des Anspruchs und der Kenntnis des Bestellers abhängt; die Einordnung ist im Einzelfall zu prüfen. Wie die Abnahme erklärt, fingiert oder mit Vorbehalt verbunden wird, beschreibt der Artikel \u003Ca href=\"\u002Flexikon\u002Fabnahme\">Abnahme\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>\u003Ch2 id=\"belegspur\">Mängelhaftung und Belegspur: wer was beweisen muss\u003C\u002Fh2>\u003Cp>Nach der Billigung muss der Betrieb zeigen, dass ein Fehler im gelieferten System steckt. Bei Dokumenten gelingt das nur mit einem sauberen Protokoll: Welcher Beleg kam wann an, mit welchem Softwarestand wurde er gelesen, welche Werte gingen ins ERP, und hat jemand eine Klärung überstimmt? Fehlt diese Spur, kann offenbleiben, ob die Software falsch gelesen oder ein Mensch falsch entschieden hat.\u003C\u002Fp>\u003Cp>Die Spur hilft auch bei der Frage nach den Folgen. Mit ihr lassen sich alle Belege finden, die unter demselben fehlerhaften Stand verarbeitet wurden. Ob die Bereinigung dieser bereits gebuchten Werte zur Nacherfüllung gehört oder gesondert geregelt wird, sollte vor dem Start im Vertrag stehen, nicht erst im Streitfall.\u003C\u002Fp>\u003Ch2 id=\"einordnung\">Wie wir gemeldete Fehler nach der Übergabe prüfen\u003C\u002Fh2>\u003Cp>Wir ordnen jede Meldung zuerst ein: Abweichung von der Beschreibung, Erweiterung um neue Absender oder Formulare, oder veränderte Stammdaten im Betrieb. Abweichungen beheben wir als Nacherfüllung; womit die Behebung nachgewiesen wird, legt das Angebot fest. Erweiterungen benennen wir offen als Nachtrag, statt sie nebenbei nachzuziehen; die fachliche Abstimmung dazu führt unsere Projektleitung. Wie der Abgleich von Belegen im laufenden Betrieb organisiert ist, beschreibt die Leistung \u003Ca href=\"\u002Fleistungen\u002Fprozessautomatisierung\">Dokumentenworkflow vom Postfach bis zur Buchung\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>","2026-09-14",{"services":31,"lexikon":34},[32,33],"prozessautomatisierung","ki-implementierung",[35,36,37],"abnahme","leistungsbeschreibung","konfidenzwert",[39,99],{"slug":33,"title":40,"teaser":41,"metaTitle":42,"metaDescription":43,"h1":44,"intro":45,"forWhom":46,"includes":51,"howItWorks":67,"model":80,"faq":83,"related":96},"KI-Dokumentenverarbeitung","Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Zeugnisse Ihrer Geschäftspartner, gegen Bestellung und Stammdaten geprüft: Ins ERP geht nur, was passt.","KI-Dokumentenverarbeitung: KI-Implementierung vor dem ERP","KI-Dokumentenverarbeitung in Deutschland: Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Zeugnisse gegen Bestellung und Stammdaten geprüft, bevor sie ins ERP gehen.","KI-Dokumentenverarbeitung: Ins ERP geht nur, was zur Bestellung passt","KI-Dokumentenverarbeitung heißt bei uns: Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Frachtpapiere und Prüfzeugnisse Ihrer Geschäftspartner werden erkannt, ausgelesen und gegen Bestellung und Stammdaten geprüft, bevor ein Feld ins ERP geht. Die KI-Implementierung liefern wir Betrieben im DACH-Raum im Werkvertrag nach deutschem Recht; Abweichungen und unsichere Werte landen mit Fundstelle im Dokument bei Ihren Leuten.\n\nHeute öffnet jemand in Einkauf oder Auftragsabwicklung jedes Papier, legt Preis, Menge und Termin neben die Bestellung und tippt ab; ein falsch bestätigter Liefertermin kann so erst an der Rampe auffallen. Über eine Preisabweichung entscheidet nie das Modell, und wer strukturierte EDI-Daten bekommt, braucht eine Schnittstelle statt KI. Unsere Anwendungen betreiben wir auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU.",[47,48,49,50],"Einkaufsabteilungen, die Auftragsbestätigungen gegen die eigene Bestellung halten und einen verschobenen Termin erst beim zweiten Lesen bemerken.","Wareneingang und Logistik, wo Lieferscheine und Frachtpapiere als Scan, Foto oder PDF eintreffen und die Buchung wartet, bis jemand abgetippt hat.","Qualitätssicherung in Fertigung und Großhandel, die Prüfzeugnisse der richtigen Charge zuordnen muss und im Ordner sucht, sobald ein Kunde nachfragt.","Geschäftsführer, die vor dem ersten Durchlauf wissen wollen, welche Angaben ein Sprachmodell zu sehen bekommt und wer bei einem unsicheren Wert entscheidet.",[52,55,58,61,64],{"title":53,"text":54},"Dokumentart erkennen, bevor ausgelesen wird","Zuerst ordnet das Modell jeden Eingang einer Art zu: Auftragsbestätigung, Lieferschein, Frachtbrief, Prüfzeugnis, Datenblatt, Bestellung als PDF. Was sich keiner Art sicher zuordnen lässt, wird nicht ausgelesen, sondern geht an die zuständige Stelle.",{"title":56,"text":57},"KI-Dokumentenverarbeitung mit Abgleich gegen Bestellung und Stammdaten","Positionen, Mengen, Preise, Liefertermine, Artikel- und Chargennummern werden gegen die offene Bestellung und die Stammdaten gehalten. Stimmt alles, liegt der Datensatz zur Übernahme bereit; weicht ein Wert ab, entsteht eine Klärung mit beiden Werten nebeneinander.",{"title":59,"text":60},"Konfidenzwert und Fundstelle für jedes Feld","Jedes ausgelesene Feld trägt einen Konfidenzwert. Unterschreitet er die vereinbarte Schwelle, wird das Feld mit markierter Stelle im Original vorgelegt: Die Sachbearbeitung sieht Seite und Zeile, statt das PDF neu zu durchsuchen.",{"title":62,"text":63},"Zeugnisse an der richtigen Charge","Chargennummer, Norm und Prüfwerte aus Prüfzeugnissen werden mit Wareneingang und Artikel verknüpft; stehen Sollwerte in den Stammdaten, wird dagegen geprüft. Fragt ein Kunde nach dem Zeugnis zu einer Lieferung, findet man es über die Charge statt über den Dateinamen.",{"title":65,"text":66},"Übergabe ans ERP erst nach bestandener Prüfung","Geschrieben werden nur Datensätze, die den Abgleich bestanden haben oder ein Mensch freigegeben hat, per vorhandener Schnittstelle, per Import oder über einen eigenen Dienst dazwischen. Der Dienst entsteht in TypeScript und Node.js mit PostgreSQL; seine Anfragen an Sprachmodelle schickt er durch ein eigenes Gateway mit Kostengrenze.",[68,71,74,77],{"title":69,"text":70},"Erstgespräch: welche Papiere wohin gehen","Rund zwanzig Minuten über Ihren Eingang: welche Dokumentarten, welche Absender, welches System, wer heute prüft. Ob es ein Modell braucht oder eine Schnittstelle genügt, sagen wir im selben Gespräch.",{"title":72,"text":73},"Stichprobe und Angebot mit Abnahmekriterien","Aus einer Stichprobe echter Dokumente je Art entsteht ein Prüfsatz, dessen richtige Werte Ihre Leute vorab bestätigen. Das Angebot nennt Dokumentarten, Felder, Abgleichsregeln, Schwellen, Abnahmekriterien, Vertragsform, Preismodell und Zeitrahmen.",{"title":75,"text":76},"KI-Dokumentenverarbeitung im Parallelbetrieb zur Handerfassung","Jede Dokumentart läuft zuerst neben der bisherigen Erfassung und schreibt nichts ins ERP; liest das Modell ein Feld anders als die Sachbearbeitung, wird der Fall einzeln besprochen. Eine Anpassung am Code durchläuft erst die Prüfung durch unsere KI-Werkzeuge, bevor ein Entwickler sie gegenliest.",{"title":78,"text":79},"Abnahme am Prüfsatz, dann Freischaltung","Abgenommen wird gegen die vereinbarten Kriterien, gemessen am Prüfsatz; erst danach schreibt die Anbindung ins ERP. Sie erhalten Dokumentation und Zugänge; in einer Einweisung lernen Ihre Leute, Schwellen und Prüfregeln selbst nachzustellen.",{"title":81,"text":82},"Abnahme statt Versprechen","Schon vor dem Start legt das Angebot fest, woran abgenommen wird: welche Dokumentarten erkannt werden, welche Felder gegen Bestellung und Stammdaten laufen, unterhalb welches Konfidenzwerts ein Feld an einen Menschen geht und welche Fälle das System nie allein übernimmt.\n\nBevor Sie uns das erste echte Dokument zeigen, schließen beide Seiten eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung. Frachtpapiere und Lieferscheine können Namen und Anschriften tragen; verarbeiten wir diese personenbezogenen Daten für Sie, regelt das ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Welche Felder ein Sprachmodell sieht, ob vorab etwas geschwärzt wird, technische Maßnahmen und Unterauftragnehmer halten wir im Angebot fest.\n\nDie Umsetzung läuft im Werkvertrag zum Festpreis mit Abnahme, danach gelten die gesetzlichen Mängelrechte; eine vorgeschaltete Eignungsprüfung Ihres Dokumenteneingangs ist Beratung im Dienstvertrag nach Tagessatz. Die Aufgaben im Projekt teilt unsere Projektleitung zu. Die Nutzungsrechte an dem eigens für Ihr Projekt geschriebenen Code gehen nach vollständiger Bezahlung auf Sie über.",[84,87,90,93],{"q":85,"a":86},"Wie genau ist KI-Dokumentenverarbeitung?","Das hängt von Dokumentart, Scanqualität und Vielfalt der Absender ab; eine Quote vorab wäre geraten. Gemessen wird am Prüfsatz aus Ihrem Eingang, und Werte unter der vereinbarten Schwelle gehen nicht ohne Prüfung ins ERP.",{"q":88,"a":89},"Welche ERP-Systeme lassen sich anbinden?","Das System, das bei Ihnen läuft. Welche Schnittstelle Ihr ERP bietet, prüfen wir vor dem Angebot am System selbst.",{"q":91,"a":92},"Wie entsteht der Preis einer KI-Implementierung?","Er richtet sich nach der Zahl der Dokumentarten, der Vielfalt der Layouts und den Prüfregeln. Sinnvoll ist der Start mit einer einzigen Dokumentart, etwa der Auftragsbestätigung.",{"q":94,"a":95},"Was geschieht mit Stempeln und Handschrift auf eingehenden Papieren?","Handschrift und Stempel liest das Modell mit, übernimmt sie aber nur bei ausreichendem Konfidenzwert; sonst geht das Dokument mit markierter Fundstelle an die zuständige Person. Berichtigte Fälle kommen in den Prüfsatz, damit die nächste Messung einen wiederkehrenden Fehler zeigt.",[97,37,98,35],"intelligente-dokumentenverarbeitung","pruefzeugnisse-verwalten",{"slug":32,"title":100,"teaser":101,"metaTitle":102,"metaDescription":103,"h1":104,"intro":105,"forWhom":106,"includes":111,"howItWorks":127,"model":140,"faq":142,"related":155},"Prozessautomatisierung","Auftragsbestätigung, Lieferschein und Prüfzeugnis werden gegen den Auftrag gehalten; ins ERP geht nur, was stimmt, alles andere mit Begründung an eine zuständige Person.","Dokumentenworkflow: Prozessautomatisierung vor dem ERP","Dokumentenworkflow für Industrie, Handel und Logistik in Deutschland: Bestätigung, Lieferschein und Zeugnis werden vor der Buchung mit dem Auftrag abgeglichen.","Dokumentenworkflow: Belege Ihrer Lieferanten und Spediteure vor dem ERP geprüft","Ein Dokumentenworkflow, wie wir ihn bauen, liest Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Prüfzeugnisse und Frachtpapiere Ihrer Geschäftspartner und hält jede Angabe gegen Bestellung, Wareneingang, Charge oder Sendung, bevor etwas ins ERP gelangt. Passt alles, übergibt die Prozessautomatisierung den Beleg, ohne dass ihn jemand anfassen muss; weicht Preis, Menge oder Termin ab, landet er mit Begründung bei der zuständigen Person.\n\nUnsere Anwendungen betreiben wir auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU. Welche Angaben ein Sprachmodell zu lesen bekommt, steht Feld für Feld im Angebot, und der Vertrag unterliegt deutschem Recht. Gedacht ist das für Industrie, Handel und Logistik, wo eine abweichende Bestätigung heute erst im Wareneingang auffällt. Nicht dazu gehören Eingangsrechnungen, ihre Freigabe und der Zahlungsabgleich; Ihr ERP bleibt führend.",[107,108,109,110],"Die Auftragsbestätigung nennt einen anderen Preis oder späteren Liefertermin als die Bestellung – bemerkt wird es, wenn der Lkw an der Rampe steht.","Der Lieferschein wird auf Papier gegen die Bestellung abgehakt; Teillieferungen und Ersatzartikel stehen danach in keinem System.","Ob Chargennummer und Werkstoff im Prüfzeugnis zur gelieferten Ware passen, prüft jemand zwischen zwei anderen Aufgaben – oder niemand.","Nach einer Reklamation fragt die Geschäftsführung, wer die abweichende Bestätigung angenommen hat, und kein Protokoll gibt Antwort.",[112,115,118,121,124],{"title":113,"text":114},"Dokumentenworkflow ab dem Eingang: Belegart und Vorgang","Belege kommen über die E-Mail-Adresse des Einkaufs, aus Portalen Ihrer Lieferanten oder vom Scanner am Wareneingang. Der Dienst erkennt die Belegart und findet über Bestell-, Lieferschein- oder Chargennummer den Vorgang; ohne Treffer steht das Dokument auf einer eigenen Liste, statt zu verschwinden.",{"title":116,"text":117},"Auftragsbestätigung gegen Bestellung, Feld für Feld","Artikelnummer, Menge, Einheit, Preis und bestätigter Liefertermin werden verglichen. Welche Rundung, Mindermenge oder Terminverschiebung noch als Treffer gilt, legt Ihr Einkauf je Lieferant fest. Auch eine Bestätigung, die nie eingetroffen ist, fällt auf.",{"title":119,"text":120},"Lieferschein, Prüfzeugnis und Frachtbrief im selben Abgleich","Der Lieferschein wird gegen den gebuchten Wareneingang gehalten, Restmengen bleiben sichtbar. Beim Zeugnis zählen Chargennummer, Werkstoff und vereinbarte Norm, beim Frachtbrief Packstücke, Gewicht und Empfänger.",{"title":122,"text":123},"Klärungsliste mit Soll, Ist und Fundstelle","Bei einer Abweichung sieht die zuständige Person in Einkauf, Auftragsabwicklung oder Qualitätssicherung das Feld, den Wert der Bestellung und den des Dokuments, markiert im Original. Sie übernimmt, fragt beim Partner nach oder weist zurück.",{"title":125,"text":126},"Journal: wer welche Abweichung angenommen hat","Jede Entscheidung wird mit Person, Zeitpunkt und Originaldokument gespeichert; ins ERP schreibt der Dienst über dessen Schnittstelle nur geprüfte Werte. Das Journal speichert der Dienst in PostgreSQL; entwickelt wird er in TypeScript und Node.js.",[128,131,134,137],{"title":129,"text":130},"Echte Belege gegen echte Bestellungen legen","Nach unterschriebener Geheimhaltungsvereinbarung gleichen wir eine Stichprobe abgeschlossener Vorgänge ab und zeigen, ob Abweichungen unbemerkt durchgerutscht sind und welche Belegart die meiste Handarbeit bindet.",{"title":132,"text":133},"Angebot mit Prüfregeln und Abnahmekriterien","Je Belegart steht fest, welche Felder verglichen werden, welche Toleranz gilt, wer die Klärungsliste bekommt und an welchen Belegen abgenommen wird – dazu Vertragsform, Preismodell und Zeitrahmen.",{"title":135,"text":136},"Dokumentenworkflow im Mitlauf, ohne ins ERP zu schreiben","Der Dienst prüft dieselben Eingänge wie Ihre Leute, bucht aber nichts. Wo er anders entscheidet als Ihr Einkauf, wird die Regel nachgeschärft.",{"title":138,"text":139},"Belegart für Belegart scharf schalten","Jede Belegart wird für sich eingeschaltet und abgenommen. Übergeben werden Regelbeschreibung, Dokumentation und Zugänge, damit Ihr Einkauf Toleranzen ohne uns anpassen kann.",{"title":81,"text":141},"Die Abnahmekriterien schreiben wir mit Ihnen ins Angebot, bevor gebaut wird: an welchen Belegen geprüft wird und welche Abweichungen erkannt sein müssen. Der Bau ist ein Werkvertrag zum Festpreis und läuft in Etappen je Belegart; jede Etappe wird für sich abgenommen. Ist die Vergütung vollständig gezahlt, gehen die Nutzungsrechte an Ihrem individuell geschriebenen Prüfdienst auf Sie über. Beratung ohne Bauauftrag, etwa ein Konzept Ihrer Prüfregeln, läuft im Dienstvertrag nach Tagessatz.\n\nBevor Sie uns Bestellungen, Konditionen oder Zeugnisse zeigen, schließen wir eine beidseitige Geheimhaltungsvereinbarung. Stehen Ansprechpartner oder Fahrer auf den Belegen und verarbeiten wir diese personenbezogenen Daten im Auftrag, gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag dazu. Technische Maßnahmen und beteiligte Unterauftragnehmer nennt das Angebot. Wer an welcher Etappe arbeitet, legt unsere Projektleitung fest und steht dafür ein.",[143,146,149,152],{"q":144,"a":145},"Was ist ein Dokumentenworkflow?","Der festgelegte Weg eines Dokuments vom Eingang bis zur Buchung: erkennen, zuordnen, prüfen, entscheiden, ablegen. Automatisiert landen nur die Fälle bei einem Menschen, die eine Entscheidung brauchen, und jede Entscheidung bleibt nachvollziehbar.",{"q":147,"a":148},"Mit welcher Belegart fängt man am besten an?","Mit der, die bei Ihnen die meiste Handarbeit bindet; das zeigt die Stichprobe vor dem Angebot. Das kann ein Abgleich sein, der unter Zeitdruck als Erstes liegen bleibt; automatisiert läuft er bei jedem Eingang mit.",{"q":150,"a":151},"Brauchen wir dafür ein neues ERP oder ein Dokumentenmanagementsystem?","Nein. Das ERP bleibt führend, ein vorhandenes Archiv bleibt die Ablage; wir bauen den Prüfschritt dazwischen. Lässt Ihr ERP keinen sauberen Schreibzugriff zu, erfahren Sie das vor einem Angebot.",{"q":153,"a":154},"Wer entscheidet, wenn ein Beleg nicht zur Bestellung passt?","Ein Mensch aus Ihrem Haus, benannt je Belegart und Lieferant; die Automatik legt nur mit Grund und Fundstelle vor. Kommt eine neue Belegart hinzu, wird die Erweiterung des Dokumentenworkflows als eigene Etappe beauftragt und abgenommen.",[156,157,158,36],"auftragsbestaetigung-abgleichen","lieferschein-digitalisieren","dokumentenklassifizierung",[160,188,215,241,268,293,319,344,371,397,408,435,459,483,509],{"slug":35,"title":161,"metaTitle":162,"metaDescription":163,"excerpt":164,"toc":165,"updated":29,"related":184},"Abnahme einer KI-Dokumentenverarbeitung: wann das System als vertragsgemäß gilt","Abnahme: Prüfsatz, Klärungsliste, § 640 BGB – Lexikon","Abnahme nach deutschem Recht bei KI-Dokumentenverarbeitung: Prüfsatz, Klärungsliste und Belegspur als Maßstab, dazu die Folgen aus § 640 BGB.","Woran sich zeigt, dass ein System für Auftragsbestätigungen und Lieferscheine vertragsgemäß arbeitet: Prüfsatz mit hinterlegter Lösung, Klärungsliste, Belegspur – und was § 640 BGB an die Billigung knüpft.",[166,169,172,175,178,181],{"id":167,"text":168},"rechtsfolgen","Was die Abnahme rechtlich in Gang setzt",{"id":170,"text":171},"referenzbelege","Prüfsatz mit hinterlegter Lösung als Maßstab",{"id":173,"text":174},"pruefablauf","Ein Prüftermin im Einkauf, Schritt für Schritt",{"id":176,"text":177},"ohne-unterschrift","Abnahme ohne Unterschrift: schlüssig, fiktiv, mit Vorbehalt",{"id":179,"text":180},"stolpersteine","Woran Prüftermine in Dokumentenprojekten hängen bleiben",{"id":182,"text":183},"vorbereitung","Wie wir den Prüftermin vorbereiten",{"services":185,"lexikon":186},[33,32],[4,36,187,37],"werkvertrag",{"slug":156,"title":189,"metaTitle":190,"metaDescription":191,"excerpt":192,"toc":193,"updated":29,"related":212},"Auftragsbestätigung abgleichen: Abweichungen vor dem Wareneingang finden","Auftragsbestätigung abgleichen: Bestellung prüfen – Lexikon","Auftragsbestätigung abgleichen: welche Felder zählen, warum Abweichungen eine Antwort brauchen und wie Betriebe in Deutschland Toleranzen festlegen.","Die Bestätigung des Lieferanten Feld für Feld gegen die eigene Bestellung prüfen: welche Angaben zählen, was eine Bestätigung mit Änderungen bedeutet und wer bei Abweichungen entscheidet.",[194,197,200,203,206,209],{"id":195,"text":196},"definition","Was die Bestätigung des Lieferanten festhält",{"id":198,"text":199},"aenderungen","Bestätigung mit Änderungen: warum Schweigen und vorbehaltlose Annahme teuer werden",{"id":201,"text":202},"felder","Auftragsbestätigung abgleichen: welche Felder zählen",{"id":204,"text":205},"toleranzen","Auftragsbestätigung abgleichen im Alltag: Toleranzen und Zuständigkeit",{"id":207,"text":208},"fehler","Typische Fehler beim Abgleich",{"id":210,"text":211},"vorgehen","Wie wir den Abgleich aufbauen",{"services":213,"lexikon":214},[32,33],[157,37,158],{"slug":216,"title":217,"metaTitle":218,"metaDescription":219,"excerpt":220,"toc":221,"updated":29,"related":236},"dienstvertrag","Dienstvertrag: bezahlte Sorgfalt vor und neben einem Dokumentenprojekt","Dienstvertrag und Werkvertrag: der Unterschied – Lexikon","Dienstvertrag nach § 611 BGB: Unterschied zum Werkvertrag, passende Einsätze bei der Verarbeitung von Lieferantenbelegen und Grenzen nach deutschem Recht.","Bezahlt wird sorgfältiges Arbeiten, kein Ergebnis. 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